Hvis virksomheten din står overfor behovet for frivillig sertifisering av kvalitetsstyringssamsvar med ISO 9001-standarder, er det aktuelle spørsmålet valget av et selskap som kan betro prosessen med å gjennomføre en sertifiseringsrevisjon og oppnå sertifikater. I lys av viktigheten av dette problemet for resultatene av sertifisering og omdømmet til selskapet, og også på grunn av tilstedeværelsen på markedet av en rekke endagsbedrifter som selger falske sertifikater, eller som ikke har tilstrekkelig erfaring og kvalifikasjoner til riktig gjennomføre sertifiseringsprosedyrer, bestemte vi oss for å fremheve dette emnet mer detaljert.
Hvem har rett til å utstede ISO 9001-samsvarssertifikater i Russland
I den russiske føderasjonen har sertifiseringstjenester for ISO 9001 og andre frivillige sertifiseringssystemer rett til å bli levert av ikke-statlige organisasjoner akkreditert av Federal Accreditation Service (Rosakkreditatsiya). Tidligere ble myndigheten til å akkreditere organisasjoner og forskningslaboratorier for å jobbe med frivillige sertifiseringssystemer tildelt Federal Agency for Technical Regulation and Metrology.
Akkreditering- dette er en prosedyre som offisielt anerkjenner retten til sertifiseringsorganet for kvalitetsstyringssystemer til å utføre sertifiseringsarbeid i samsvar med det erklærte omfanget av akkreditering. (GOST R 40.001).
Omfang av akkreditering- dette er en godkjent liste over produkter eller tjenester som organisasjonen har rett til å sertifisere og utstede samsvarssertifikater for.
Hva du bør vurdere når du velger et sertifiseringsorgan
I konkurransen om kunder maler noen selskaper opp sine reelle og imaginære fordeler, lover ultralave priser eller raske tidsfrister, men vi anbefaler at du følger «Trust but verify»-prinsippet.
Når du bestemmer deg for å samarbeide, er det verdt å sjekke følgende fakta:
- Selskapet har statlig akkreditering;
- Sjekke referanser og liste over kunder;
- Sjekke organisasjonens forretningsomdømme;
- Kontrollere kompetansen til ansatte på kvalitetsnivået til den tekniske forklaringen;
- En ekstra, om enn valgfri, fordel til fordel for selskapet vil være tilstedeværelsen av samsvarssertifikater og et kvalitetsstyringssystem for sine egne tjenester.
Hvordan sjekke det valgte sertifiseringsorganet
La oss se på valg- og valideringsprosessen mer detaljert. Denne prosessen byr ikke på noen vanskeligheter - du kan analysere og sammenligne betingelsene, kompetansen og lovligheten til flere sertifiseringsorganer ved å bruke dokumenter levert av sertifiseringsorganisasjoner, offisielle forespørsler og åpne kilder.
Kontrollere eksistensen og ektheten av sertifikatet. Hvert sertifikat fra sertifiseringsorganet utstedt av Federal Accreditation Service er registrert i databasen på den offisielle nettsiden til akkrediteringstjenesten. En liste over selskaper som er akkreditert til å jobbe med frivillige sertifiseringssystemer kan bes om fra koordinasjonssenteret, under hvis detaljer det valgte systemet er registrert hos Rosstandart.
Sjekk referanser og liste over kunder. Hvis kjente selskaper er navngitt blant kundene til sertifiseringsorganet, indikerer dette soliditeten og påliteligheten til organisasjonen. Imidlertid brukes dette noen ganger av skruppelløse fly-by-night-selskaper som er avhengige av det faktum at potensielle kunder ikke vil verifisere den postede informasjonen. Det er ikke noe galt i å ringe et av selskapene på kundelisten og be om anbefalinger om en sertifiseringsmyndighet. Bekreftelsen på faktumet av samarbeid kan også være skanninger av anmeldelser av klientselskaper på deres offisielle brevpapir, lagt ut på nettstedet til den sertifiserende organisasjonen.
Kontrollere kompetansen til ansatte på kvalitetsnivået til den tekniske forklaringen. Når du kommuniserer med representanter for sertifiseringsorganet på telefon eller personlig, ikke nøl med å stille alle spørsmålene som interesserer deg. Prøv å finne ut detaljene og detaljene i prosessen, prisprinsipper, garantier, sertifiseringsspesifikasjoner innen ditt felt. Et godt tegn vil være ærlige og begrunnede svar, avklaring av terminologi, fordypning i essensen av problemene dine, ønsket om å spare penger ved hjelp av en optimal sertifiseringsordning, fravær av urealistiske løfter, etc. Sammenlign svarene fra flere selskaper – for seriøse fagfolk er ikke spredningen av priser og vilkår for forskjellig, mens indikatorer som er for lave eller høye, sammenlignet med resten, gir grunn til å tenke. Et tungtveiende argument i favør av en sertifiseringsorganisasjon er deltakelsen av dens eksperter i spesialiserte konferanser og utvikling av standarder for innenlandske sertifiseringssystemer.
Tilgjengelighet av egne sertifikater for samsvar med kvalitetsstyringsstandarder. Alt er enkelt her - sertifiseringsmyndighetene legger vanligvis ut informasjon om tilgjengeligheten av sertifikater i det offentlige domene, eller de kan sende en skanning av dokumentet på forespørsel.
Vilkår for samarbeid med sertifiseringsorganet
For å finne ut betingelsene og detaljene for å bestå sertifiseringsprosedyren i utvalgte organisasjoner, send dem søknader med følgende informasjon:
- hvilken type sertifisering trenger du;
- produkter/tjenester til din bedrift;
- organisasjonsstrukturen til din bedrift;
- antall ansatte;
- antall og regional plassering av filialer;
Før du tar det endelige valget av et sertifiseringsorgan, bør eksperter konsulteres om følgende spørsmål:
- Den optimale sertifiseringsordningen for dine forhold
- Hvilke dokumenter kreves av deg for sertifiseringsarbeid
- Algoritme og sertifiseringsvilkår fungerer
- Kostnaden for alle arbeider, inkludert moms og mulige provisjoner, betalingsmåte.
Nå som du har lært hvordan du velger og vurderer organisasjoner for ISO 9001-sertifisering, kan du ta ditt endelige valg. Til slutt anbefaler vi å ta hensyn til omfanget av akkreditering og aktivitetsfeltet som organisasjonen spesialiserer seg på - preferanse bør gis til organer som kjenner spesifikasjonene til markedet, varer og tjenester. Hvis slik informasjon ikke er tilgjengelig på nettstedet til organisasjonen, kan du enkelt finne det ut ved å undersøke listen over klienter eller ganske enkelt ved å ringe kontoret til sertifiseringsmyndigheten.
Uavhengig av type bedriftsaktivitet eller produkter, er alle sertifiseringstjenester nødvendig. Og på grunn av den store konkurransen og behovet for å dokumentere høy kvalitet på produserte produkter eller levering av ulike typer tjenester, blir sertifiseringsprosessen en obligatorisk nødvendighet.
Som et resultat har selskapet nye konkurransefortrinn. Ta for eksempel tollvesenet, som ikke tillater import av varer uten sertifisering eller erklæring. Eller ta byggebransjen, der bedrifter som utfører arbeid er pålagt å være ISO 9001-sertifisert.
Hvis vi tar produktsertifisering, er det nødvendig å velge et sertifiseringsorgan som har et sertifikat fra Rosaccreditation, som bekrefter legitimiteten til å utføre sertifiseringsarbeid i GOST R- eller TR-sertifiseringssystemet, og det må være sertifiserte eksperter.
Hvis du trenger et sertifikat, for eksempel ISO, er sertifiseringsorganet forpliktet til å gi deg et sertifikat for registrering av systemet hos Federal Agency for Technical Regulation and Metrology (FATRiM, kjent som Rosstandart) og et akkrediteringssertifikat fra organet som opprettet sertifiseringssystemet, og følgelig akkrediterte eksperter.
Dette handler om dokumentasjon.
Ikke mindre viktig er sertifiseringsorganets forretningsomdømme, som bekreftes av anbefalinger, anmeldelser og informasjon som er på Internett. Hvis du har forretningspartnere eller bekjente som kan anbefale et sertifiseringsorgan, vil dette selvfølgelig hjelpe deg mye. Siden nylig har et stort antall pseudo-kropper blitt skilt som gir svært billige tjenester mens de sitter hjemme på telefonen, slike sertifiseringsorganer trenger bare en skriver, men som regel forsvinner de raskt ut av syne og det er ikke nødvendig å snakke om evt. forretningsomdømme. Det er veldig viktig at sertifiseringsorganet fungerer ikke bare på tidspunktet for utstedelse av sertifikatet, men senere, siden i henhold til sertifiseringsreglene, utstedes sertifikatet for flere år, når det gjelder ISO-sertifisering, utstedes det for 3 år , og hvert år er sertifiseringsorganet forpliktet til å gjennomføre kontrollkontroller (inspeksjonskontroll). Uten disse kontrollene anses sertifikatet som ugyldig.
Sertifiseringsorganet skal selvfølgelig ha en nettside som inneholder all nødvendig informasjon: eksempeldokumenter, akkrediteringssertifikater, anmeldelser og anbefalinger osv.
I alle fall er det nødvendig å overvåke, ringe flere sertifiseringsorganer og ta et valg. Det er også viktig hvordan representantene for myndigheten snakker med deg og hvor kompetente spesialistene er.
Når det gjelder kostnad, så spiller det en viktig rolle. Her anbefaler vi å velge en gjennomsnittskostnad, siden kostnaden for endagsselskaper kan være svært attraktive, men risikoen for at du ikke finner et selskap i morgen er også stor. Det er sertifiseringsorganer som er veldig overpriset, og selv med rabatt er kostnadene fortsatt høye.
For å oppsummere, hvordan velge et sertifiseringsorgan:
- Det er nødvendig å gjøre deg kjent med tillatelsene for å utføre sertifiseringsarbeid;
- Bli kjent med sertifiseringsorganets forretningsomdømme, ved hjelp av anbefalinger, anmeldelser og informasjon på Internett, studer selskapets nettsted;
- Gjør overvåking av sertifiseringsorganer, bruk direkte kommunikasjon og send henvendelsesbrev.
- Og selvfølgelig er valget basert på prispolitikken og kompetansen til spesialistene til sertifiseringsorganet.
Sertifiseringsorgan- en organisasjon akkreditert av relevante myndigheter som sertifiserer kvalitetsstyringssystemer for samsvar med ISO 9000-seriens standarder, har tilstrekkelig egenkapital og overfører tilstrekkelige beløp til reserver for å dekke sine risikoer. Det er velkjent at i tillegg til store internasjonale sertifiseringsorganisasjoner rundt om i verden, finnes det en rekke nasjonale sertifiseringssystemer.
I Russland, VNIIS-SERT-SK ved All-Union Scientific Research Institute of Certification, Russian Maritime Register of Shipping, Elektrostandart, Test-St. Petersburg (akkreditert av State Standard of Russia for retten til å sertifisere kvalitetssystemer i GOST R system) regnes tradisjonelt som det ledende sertifiseringsorganet. I tillegg er verdenskjente sertifiseringsorganer akkreditert for sertifisering i de fleste utviklede land av Bureau Veritas Quality International (Frankrike) de mest aktive i Russland; Uet Norske Veritas (Norge); Lloyd Register (Storbritannia); SGS (Sveits); TUV-CERT (Tyskland).
Men dessverre, for mange russiske gründere, er informasjonen om markedsverdien til datterselskapene til disse anerkjente europeiske merkene, registrert i Russland, og hvilke økonomiske reserver de er i stand til å opprette for å dekke sertifiseringsrisiko, fortsatt en hemmelighet. Hvis slik informasjon ikke er tilgjengelig, kan det hende at aktivitetene til et slikt sertifiseringsorgan for selskaper i USA, for eksempel i USA, ikke blir anerkjent. Dessverre, i Russland er denne situasjonen tilrettelagt av bestemmelsen med sertifiseringslov og lovene i den russiske føderasjonen. Vanligvis i Europa og i USA gjør kunnskap om disse integrerte indikatorene det mulig å ganske nøyaktig beregne nivået av økonomisk ansvar til sertifiseringsorganet for samsvarssertifikater utstedt til gründere.
I tillegg er det få som innser at hvert internasjonalt sertifiseringsorgan, selv med det beste merket i verden i Russland, faktisk er et selskap registrert i Russland, med alle påfølgende juridiske konsekvenser. Til dette bør det legges til at hvert internasjonalt sertifiseringsorgan må ha et ark med internasjonal akkreditering, som avslører detaljert informasjon om de landene der regjeringene eller parlamentene har delegert til det, under visse betingelser, deres fullmakter til å sertifisere, klassifisere, føre tilsyn og inspisere produkter og produksjoner til organisasjoner som utfører spesifikke aktiviteter. Analyse av ovennevnte informasjon kan godt gi en objektiv og korrekt vurdering av sertifiseringsorganets ansvar, både overfor kunder og overfor akkrediteringsorganer.
Men også her må du selvfølgelig kjenne til tiltaket. Dette tiltaket er å opprettholde en rimelig balanse mellom form og innhold av sertifisering. Det er mulig å opprettholde formen for å velge et sertifiseringsorgan og dets akkreditering på riktig nivå, tatt i betraktning mange års arbeid i markedet. Men samtidig har de ansatte kanskje ikke tilstrekkelig høy faglig kunnskap om for eksempel produksjonen og samtidig den økonomiske aktivitetssfæren til en organisasjon som leverer unike produkter eller yter unike tjenester. I tillegg er mange til og med svært anerkjente revisorer skeptiske til innovasjoner innen QMS. Og så, til tross for autoriteten til sertifiseringsorganet, vil resultatet av QMS være negativt. For å eliminere denne barrieren, må du ansette en ekstern revisor som vil kreve høyere priser og forhandle om alle slags forhold. Naturligvis, i dette tilfellet, kan du invitere en slik revisor direkte, og han vil selv bestemme hvilken organisasjon som skal utstede sertifikatet.
Hvordan ikke gjøre en feil når du velger et selskap som du overlater levering av sertifiseringstjenester for et produkt, en tjeneste eller en virksomhet som helhet?
Sertifisering er en veldig ansvarlig prosess, fordi den minste feil kan føre til ubehagelige konsekvenser og føre ikke bare til skuffelse og tap av tid, men også til juridiske problemer og, selvfølgelig, ekstra økonomiske kostnader.
Det er en rekke optimale kriterier for en foreløpig vurdering av det utførende selskapet, som vil hjelpe deg med å navigere i det enorme antallet tilbud, ta det riktige valget og ikke betale to ganger. Bare sammenlign alle kandidatene basert på informasjonen mottatt fra dem og om dem, og velg den beste ved å bruke disse kriteriene:
1.ARBEIDSERFARING
Seriøs erfaring i markedet lar selskapet og dets spesialister tilegne seg nødvendig kunnskap og erfaring, for å utvikle de mest effektive arbeidsmetodene på dette området.
Slik sjekker du: sørg for å sjekke datoen for registrering av selskapet i registreringsbeviset, utdrag fra Unified State Register of Legal Entities eller andre dokumenter. Noen år er ingenting for noe aktivitetsfelt, dette er en nykommer på markedet, som betyr en amatør, ikke en profesjonell.
2. PARTNERNETTVERK
Et utviklet partnernettverk og veletablerte kontakter i det profesjonelle markedet gjør at det utførende selskapet kan tilby det mest komplette spekteret av tjenester og gjennomføre de mest ikke-standardiserte prosjektene.
Slik sjekker du: ikke glem at arbeid med partnere er forbundet med visse risikoer. Sørg for å sjekke om selskapet er klar til å være ansvarlig for partneren til deg. Dette ansvaret må nødvendigvis sikres ved en avtale med deg.
3. YTELSESHASTIGHET
I noen situasjoner er tidspunktet for å få et bestemt sertifikat veldig viktig, fordi. ofte avhenger de økonomiske resultatene til kunden av entreprenørens hastighet. I disse tilfellene er det verdt å overlate arbeidet bare til de utøverne som kan sikre kortest mulig tid for utførelse av tjenester. Og selvfølgelig skal hastighet ikke påvirke kvaliteten på disse tjenestene.
Slik sjekker du: Spesifiser på forhånd vilkårene for levering av tjenester og vurder at de samsvarer med dine krav. Ofte gir mange entreprenører bevisst urealistiske frister for utførelse av arbeid, en virkelig ansvarlig entreprenør vil begrunne de angitte fristene for deg i henhold til lov og etablert praksis og sikre dem med kontrakt og ansvar for brudd.
4. Åpensiktighet i kontroll
Det er svært viktig for deg som kunde å forstå på hvilket stadium prosessen er, hvilke stadier som allerede er fullført og hvilke som ennå ikke er fullført, om alt er i orden og om det er noen problemer med bestillingen din. Et selskap med respekt for seg selv er alltid klar til å gi deg omfattende informasjon om de planlagte stadiene av arbeidet og den nåværende situasjonen.
Slik sjekker du: før du starter arbeidet, sørg for å be om en kontrakt i henhold til hvilken tjenesten skal leveres til deg, som ikke skal være formell. Se etter tilstedeværelsen i kontrakten av klausuler som beskriver prosessen med samhandling mellom entreprenøren og kunden. Be også om å gi deg dokumentet "Arbeidsplan" for tjenesten du planlegger å bestille. Denne planen skal beskrive ikke bare stadiene i arbeidet, men også resultatene av arbeidet, samt kriteriene for å vurdere kvaliteten på disse resultatene.
5. PERSONVERN
Sertifisering av varer og tjenester er ofte forbundet med visse risikoer på grunn av informasjonslekkasje, så datakonfidensialitet spiller en svært viktig rolle. Differensiering av tilgang til offisiell informasjon i elektronisk form, et unikt arkiveringssystem, en standard for arbeid med informasjon på papir - det er dette som vil bidra til å unngå unødvendige risikoer.
Slik sjekker du: sjekk om det er en klausul i kontrakten om entreprenørens ansvar for å avsløre konfidensiell informasjon om byggherren, og be også om å fortelle deg om systemene som brukes i selskapet for å sikre konfidensialitet og sikkerhet for klientinformasjon.
6. INTERN KONTROLLSYSTEM
Ethvert selskaps oppgave er å sikre maksimal kvalitet på tjenestene som tilbys. Dette kan bare oppnås hvis det er et klart system for intern kvalitetskontroll av resultatene av arbeidet på ulike stadier av ordreutførelse og kontrollnivåer. Og jo mer disse kontrollnivåene er, desto høyere er kvaliteten på tjenestene som tilbys.
Slik sjekker du: Før du starter arbeidet, sørg for å spørre hvor mange nivåer av internkontroll det er i selskapet, på hvilke stadier kvalitetskontroll utføres og hvilket ansvarssystem som er gitt i tilfelle overføring av resultatene av arbeid med feil til kunden, inkl. i kontrakten.