Если перед Вашим бизнесом встала необходимость добровольной сертификации соответствия менеджмента качества стандартам ISO 9001, актуальным вопросом становится выбор компании, которой можно доверить процесс проведения сертификационного аудита и получения сертификатов. В свете важности данного вопроса для итогов сертификации и репутации компании, а также из-за наличия на рынке многочисленных компаний-однодневок, которые торгуют поддельными сертификатами, либо не обладают достаточным опытом и квалификацией для того, чтобы корректно провести сертификационные процедуры, мы решили осветить эту тему более подробно.
Кто имеет право выдавать сертификаты соответствия ISO 9001 в России
В Российской Федерации услуги по сертификации ИСО 9001 и других систем добровольной сертификации имеют право предоставлять негосударственные организации, аккредитованные при Федеральной Службе по Аккредитации (Росаккредитация). Ранее полномочия по аккредитации организаций и исследовательских лабораторий для работы с системами добровольной сертификации были возложены на Федеральное Агентство по Техническому Регулированию и Метрологии.
Аккредитация - это процедура, которая официально признает право органа по сертификации систем управления качеством проводить сертификационные работы в соответствии с заявленной областью аккредитации. (ГОСТ Р 40.001).
Область аккредитации - это утвержденный перечень продуктов или услуг, для которых организация имеет право проводить сертификацию и выдавать сертификаты соответствия.
Что следует учитывать при выборе сертификационного органа
В конкурентной борьбе за клиентов, некоторые компании расписывают свои настоящие и мнимые преимущества, обещают сверхнизкие цены или быстрые сроки, но мы рекомендуем руководствоваться принципом «Доверяй, но проверяй».
Принимая решение о сотрудничестве, стоит проверить следующие факты:
- Наличие у компании государственной аккредитации;
- Проверка рекомендаций и списка клиентов;
- Проверка деловой репутации организации;
- Проверка компетентности сотрудников на уровне качества технического разъяснения;
- Дополнительным, хотя и необязательным плюсом в пользу компании будет наличие сертификатов соответствия и системы менеджмента качества их собственных услуг.
Как проверить выбранный орган по сертификации
Давайте рассмотрим процесс выбора и проверки более подробно. Никаких сложностей этот процесс не представляет - проанализировать и сравнить условия, компетентность и легальность нескольких органов по сертификации можно, используя предоставленные сертифицирующими организациями документы, официальные запросы и открытые источники.
Проверка наличия и подлинности аттестата. Каждый аттестат сертификационного органа, выданный Росаккредитацией, регистрируется в базе данных на официальном сайте службы аккредитации. Список компаний, аккредитованных для работы с системами добровольной сертификации, можно запросить в Координационном центре, под реквизитами которого выбранная система зарегистрирована в Росстандарте.
Проверка рекомендаций и списка клиентов. Если среди клиентов сертифицирующего органа названы известные компании, это свидетельствует о солидности и надежности организации. Однако этим иногда пользуются недобросовестные компании-однодневки, которые рассчитывают на то, что потенциальные клиенты не будут проводить проверку размещенной информации. Нет ничего предосудительного в том, чтобы позвонить в одну из компаний, выложенных в клиентском списке, и попросить о рекомендациях по поводу сертифицирующего органа. Подтверждением факта сотрудничества также могут быть сканы отзывов компаний-клиентов на их официальных бланках, выложенные на сайте сертифицирующей организации.
Проверка компетентности сотрудников на уровне качества технического разъяснения. Общаясь с представителями сертифицирующего органа по телефону или при личной встрече, не стесняйтесь задавать все вопросы, которые Вас интересуют. Попытайтесь выяснить подробности и детали процесса, принципы ценообразования, гарантии, специфику сертификации в Вашей сфере. Хорошим признаком будут честные и аргументированные ответы, разъяснение терминологии, погружение в суть Ваших проблем, желание сэкономить Ваши средства с помощью оптимальной схемы сертификации, отсутствие невыполнимых обещаний и т.д. Сравните ответы нескольких компаний - у серьезных профессионалов разброс цен и сроков не слишком отличается, тогда как слишком низкие или высокие, по сравнению с остальными, показатели, дают повод задуматься. Весомым аргументом в пользу сертифицирующей организации является участие ее экспертов в профильных конференциях и разработке стандартов для отечественных систем сертификации.
Наличие собственных сертификатов соответствия управления качеством стандартам. Здесь все просто - сертифицирующие органы обычно выкладывают информацию о наличии сертификатов в открытом доступе, либо могут выслать скан документа по запросу.
Условия сотрудничества с сертифицирующим органом
Чтобы выяснить условия и подробности прохождения процедуры сертификации в выбранных организациях, разошлите им заявки с указанием следующих данных:
- какой вид сертификации Вам требуется;
- продукты/услуги вашего предприятия;
- организационная структура Вашей компании;
- численность персонала;
- количество и региональное расположение филиалов;
Прежде чем сделать окончательный выбор органа по сертификации, следует проконсультироваться со специалистами по следующим вопросам:
- Оптимальная схема сертификации для Ваших условий
- Какие документы требуются от Вас для проведения работ по сертификации
- Алгоритм и сроки проведения работ по сертификации
- Стоимость всех работ, включая НДС и возможные комиссии, форма оплаты.
Теперь, узнав как выбирать и проверять организации для проведения сертификации ISO 9001, Вы можете сделать окончательный выбор. Напоследок мы рекомендуем обратить внимание на область аккредитации и сферу деятельности, на которой специализируется организация - предпочтение следует отдать органам, знающим специфику Вашего рынка, товаров и услуг. Если такой информации нет на сайте организации, Вы легко можете узнать ее, изучив список клиентов или просто позвонив в офис сертифицирующего органа.
Независимо от вида деятельности компании или выпускаемой продукции, любой необходимы услуги по сертификации. А в связи с большой конкуренцией и необходимостью документально подтвердить высокое качество производимой продукцией или оказанием различного рода услуг, процесс сертификации становится обязательной необходимостью.
В результате у компании появляется новые преимущества в конкурентной борьбе. Взять например таможню, которая не позволяет ввоз товаров, без сертификации или декларирования. Или взять строительную отрасль, в которой компании выполняющие работы, обязаны иметь сертификат ISO 9001.
Если брать сертификацию продукции, то тут необходимо выбрать орган по сертификации, у которого есть аттестат Росаккредитации, подтверждающий правомерность выполнения работ по сертификации в системе сертификации ГОСТ Р или ТР, и должны быть аттестованные эксперты.
Если необходимо получить сертификат например ISO, то орган по сертификации обязан Вам предоставить свидетельство о регистрации системы в Федеральном Агентстве по техническому регулированию и метрологии (ФАТРиМ, известный как Росстандарт) и свидетельство об аккредитации от органа создавший систему сертификации, ну и соответственно аккредитованных экспертов.
Это что касается документального подтверждения.
Не мало важна деловая репутация органа по сертификации, что подтверждают рекомендации, отзывы и информация, которая находится в сети интернет. Конечно, если у Вас есть бизнес-партнеры или знакомые, которые могут порекомендовать орган по сертификации, это вам очень поможет. Так как в последнее время развелось большое количество псевдо органов, которые оказывают очень дешевые услуги сидя дома на телефоне, таким органам по сертификации необходим только принтер, но как правило они быстро исчезают из поля видимости и не о какой деловой репутации не приходится говорить. Очень важно, чтобы орган по сертификации функционировал не только на момент выдачи сертификата, но в последствии, так как по правилам сертификации, сертификат выдается на несколько лет, в случаи с сертификацией ISO, выдается на 3 года, и каждый год, орган по сертификации обязан проводить контрольные проверки (инспекционный контроль). Без данных проверок, сертификат считается не действительным.
Конечно, у органа по сертификации должен быть сайт, на котором должна размещена вся необходимая информация: образцы документов, свидетельства об аккредитации, отзывы и рекомендации, и т.п.
В любом случаи необходимо делать мониторинг, звонить в несколько органов по сертификации и делать выбор. Не мало важно, как с вами разговаривают представители органа и на сколько компетентны специалисты.
По стоимости, так как играет не последнюю роль. Тут мы рекомендуем выбирать среднюю стоимость, так как у компаний-однодневок стоимость может быть очень привлекательной, но и риск, что вы завтра не найдете компанию тоже велик. Есть органы по сертификации, которые очень завышают стоимость, и даже при предоставлении скидки, стоимость все равно остается высокой.
Подводим итог, как выбрать орган по сертификации:
- Необходимо ознакомится с разрешающими документами, для проведения работ по сертификации;
- Ознакомится с деловой репутацией органа по сертификации, при помощи рекомендаций, отзывов и информации в сети интернет, изучение сайта компании;
- Сделать мониторинг органов по сертификации, при помощи живого общения и рассылки писем с запросом.
- Ну и конечно выбор по ценовой политике и компетентности специалистов органа по сертификации.
Орган сертификации - организация, аккредитованная соответствующими инстанциями, занимающаяся сертификацией систем менеджмента качества на соответствие стандартам серии ISO 9000, имеющая достаточный собственный капитал и перечисляющая достаточные суммы в резервы для покрытия своих рисков. Хорошо известно, что помимо крупных международных организаций, проводящих сертификацию по всему миру, существуют многочисленные национальные системы сертификации.
В России ведущим органом сертификации традиционно считается ВНИИС-СЕРТ-СК при Всесоюзном научно-исследовательском институте сертификации, Российский Морской регистр судоходства, Электростандарт, Тест-С.-Петербург (аккредитован Госстандартом России на право проведения сертификации систем качества в системе ГОСТ Р).. Кроме этого, в России наиболее активно действуют всемирно известные органы сертификации, аккредитованные для сертификации в большинстве развитых стран Bureau Veritas Quality International (Франция); Uet Norske Veritas (Норвегия); Lloyd Register (Великобритания); SGS (Швейцария); TUV-CERT (Германия).
Но, к сожалению, для многих российских предпринимателей по-прежнему остается тайной информация, какой рыночной капитализацией обладают зарегистрированные в России дочки этих авторитетных в Европе брэндов и какие финансовые резервы они способны создать для покрытия сертификационных рисков. Если такая информация отсутствует, то в США, например, деятельность такого органа сертификации для компаний в США может быть не признана. К сожалению, в России этой ситуации способствует положение с сертификационным правом и Законы РФ. Обычно в Европе и в США знания этих интегрированных показателей позволяют довольно точно вычислить уровень финансовой ответственности органа сертификации за выданные предпринимателям сертификаты соответствия.
К тому же, мало кто догадывается, что каждый международный орган сертификации даже с самым лучшим в мире брэндом в России по сути дела является компанией, зарегистрированной в России, со всеми вытекающими отсюда правовыми последствиями. К этому следует добавить, что каждый международный орган сертификации должен обладать листом международной аккредитации, подробно раскрывающим информацию о тех странах, в которых Правительства или Парламенты делегировали на определенных условиях ему свои полномочия по сертификации, классификации, надзору и инспектированию продукции и производств организаций, осуществляющих конкретные виды деятельности. Анализ перечисленной информации вполне может дать объективное и правильное суждение об ответственности органа сертификации, как перед клиентами, так и перед органами аккредитации.
Но здесь тоже, конечно, нужно знать меру. Эта мера заключена в поддерживании разумного баланса между формой и содержанием сертификации . Можно совершенно правильно выдержать форму выбора органа сертификации и его аккредитации на должном уровне с учетом многолетней работы на рынке. Но при этом его сотрудники могут не обладать достаточно высокими профессиональными знаниями относительно, например, производственной и одновременно финансовой сферы деятельности организации, поставляющей уникальную продукцию или оказывающей уникальные услуги. Кроме того, многие даже очень авторитетные аудиторы скептически относятся к инновациям в сфере СМК. И тогда, несмотря на авторитет органа сертификации, результат деятельности СМК будет негативным. Для устранения этого барьера понадобится нанимать аудитора со стороны, который будет требовать повышенные тарифы и выговаривать всяческие условия. Естественно, что в этом случае можно пригласить такого аудитора непосредственно, а уж он сам решит, какая организация будет выдавать сертификат.
Как не ошибиться в выборе Компании, которой Вы доверите оказание Вам услуги по сертификации товара, услуги или предприятия в целом?
Сертификация - очень ответственный процесс, ведь малейшая ошибка может повлечь за собой неприятные последствия и привести не только к разочарованию и потере времени, но и к юридическим проблемам и конечно дополнительным финансовым расходам.
Существует ряд оптимальных критериев предварительной оценки компании-исполнителя, которые помогут сориентироваться в огромном количестве предложений, сделать правильный выбор и не платить дважды. Просто проведите сравнительный анализ всех кандидатов по полученной от них и о них информации и выберите лучшего, используя эти критерии:
1.ОПЫТ РАБОТЫ
Серьезный опыт работы на рынке позволяет компании и ее специалистам приобрести необходимые знания и опыт, выработать наиболее эффективные методики работы в данном направлении.
Как проверить: обязательно проверьте дату регистрации фирмы в свидетельстве о регистрации, Выписки из ЕГРЮЛ или других документах. Несколько лет это ничто для любой сферы деятельности, это новичок на рынке, а значит любитель, а не профессионал.
2. ПАРТНЕРСКАЯ СЕТЬ
Развитая партнерская сеть и устоявшиеся контакты на профессиональном рынке позволяют компании-исполнителю предоставлять максимально полный ассортимент услуг и реализовывать самые нестандартные проекты.
Как проверить:
не забывайте, что работа с партнерами связана с определенными рисками. Обязательно проверьте, готова ли фирма нести ответственность за партнера перед Вами. Эта ответственность должна быть обязательно закреплена договором с Вами.
3. СКОРОСТЬ ИСПОЛНЕНИЯ
В некоторых ситуациях очень важны сроки получения того или иного сертификата, т.к. зачастую от скорости исполнителя зависят финансовые результаты заказчика. В этих случаях стоит поручать работы только тем исполнителям, которые могут обеспечить максимально короткие сроки выполнения услуг. И, конечно же, скорость не должна сказаться на качестве этих услуг.
Как проверить:
заранее уточните сроки оказания услуг и оцените их соответствие Вашим требованиям. Зачастую многие исполнители называют заведомо нереальные сроки выполнения работ, действительно ответственный исполнитель обоснует Вам названные сроки работ в соответствии с законодательством и сложившейся практикой и закрепит их договором и ответственностью за их нарушение.
4. ПРОЗРАЧНОСТЬ КОНТРОЛЯ
Для Вас как для клиента очень важно понимать на какой стадии находится процесс, какие этапы уже выполнены и какие еще только предстоит выполнить, все ли в порядке и нет ли проблем по Вашему заказу. Уважающая себя компания всегда готова предоставить Вам исчерпывающую информация по планируемым этапам работ и текущему состоянию дел.
Как проверить:
перед началом работ обязательно запросите договор, в соответствии с которым Вам будет оказываться услуга, который не должен быть формальным. Проверьте наличие в договоре пунктов, описывающих процесс взаимодействия исполнителя и заказчика. Также попросите предоставить Вам документ "План работ" по услуге, которую планируете заказать. В данном плане должны быть описаны не только этапы работ, но и результаты работ, а также критерии оценки качества этих результатов.
5. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Сертификация товаров и услуг зачастую связана с определенными рисками вследствие утечки информации, поэтому очень важную роль играет обеспечение конфиденциальности данных. Разграничение доступов к служебной информации в электронном виде, уникальная система архивации, стандарт работы с информацией на бумажном носителе - вот что поможет избежать ненужных рисков.
Как проверить: проверьте, есть ли в договоре пункт про ответственность исполнителя за разглашение конфиденциальной информации клиента, а так же попросите рассказать Вам про используемые в компании системы обеспечения конфиденциальности и сохранности информации клиентов.
6. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
Задача любой компании обеспечить максимальное качество оказываемых услуг. Достичь этого можно только при наличии четкой системы внутреннего контроля качества результатов работ на различных этапах выполнения заказа и уровнях контроля. И чем больше этих уровней контроля, тем выше качество предоставляемых услуг.
Как проверить: перед началом работ обязательно поинтересуйтесь сколько уровней внутреннего контроля существует в компании, на каких этапах осуществляется контроль качества и какая система ответственности предусмотрена в случае передачи результатов работ с ошибками заказчику, в т.ч. в договоре.