Hvis virksomheten din står overfor behovet for frivillig sertifisering av overholdelse av kvalitetsstyring med ISO 9001-standarder, blir det presserende problemet valget av et selskap som kan bli betrodd prosessen med å gjennomføre en sertifiseringsrevisjon og oppnå sertifikater. I lys av viktigheten av dette problemet for resultatene av sertifisering og omdømmet til selskapet, så vel som på grunn av tilstedeværelsen av en rekke fly-by-night selskaper på markedet som selger falske sertifikater eller ikke har tilstrekkelig erfaring og kvalifikasjoner for å utføre sertifiseringsprosedyrer riktig, bestemte vi oss for å fremheve dette emnet mer detaljert.
Hvem har rett til å utstede ISO 9001 samsvarssertifikater i Russland
I Den russiske føderasjonen har sertifiseringstjenester for ISO 9001 og andre frivillige sertifiseringssystemer rett til å bli levert av ikke-statlige organisasjoner akkreditert av Federal Accreditation Service (Rosaccreditation). Tidligere ble myndigheten til å akkreditere organisasjoner og forskningslaboratorier for å jobbe med frivillige sertifiseringssystemer tildelt Federal Agency for Technical Regulation and Metrology.
Akkreditering- dette er en prosedyre som offisielt anerkjenner retten til et sertifiseringsorgan for kvalitetsstyringssystem til å utføre sertifiseringsarbeid i samsvar med det deklarerte omfanget av akkreditering. (GOST R 40.001).
Omfang av akkreditering- dette er en godkjent liste over produkter eller tjenester som organisasjonen har rett til å utføre sertifisering og utstede samsvarssertifikater for.
Hva du bør vurdere når du velger et sertifiseringsorgan
I konkurransen om kundene beskriver noen selskaper sine reelle og imaginære fordeler, lover ultralave priser eller raske behandlingstider, men vi anbefaler å følge prinsippet "Stol på, men verifiser."
Når du bestemmer deg for samarbeid, er det verdt å sjekke følgende fakta:
- Selskapet har statlig akkreditering;
- Sjekke referanser og liste over kunder;
- Sjekke organisasjonens forretningsomdømme;
- Sjekke kompetansen til ansatte på kvalitetsnivået til teknisk forklaring;
- En ekstra, men valgfri, fordel til fordel for selskapet vil være tilgjengeligheten av samsvarssertifikater og et kvalitetsstyringssystem for sine egne tjenester.
Slik sjekker du det valgte sertifiseringsorganet
La oss se på valg- og screeningsprosessen mer detaljert. Denne prosessen byr ikke på noen vanskeligheter - du kan analysere og sammenligne betingelsene, kompetansen og lovligheten til flere sertifiseringsorganer ved å bruke dokumenter levert av sertifiseringsorganisasjoner, offisielle forespørsler og åpne kilder.
Kontrollere tilstedeværelsen og ektheten av sertifikatet. Hvert sertifikat fra et sertifiseringsorgan utstedt av Rosakkreditatsiya er registrert i en database på den offisielle nettsiden til akkrediteringstjenesten. En liste over selskaper som er akkreditert til å arbeide med frivillige sertifiseringssystemer kan bes om fra koordineringssenteret, under hvis detaljer det valgte systemet er registrert i Rosstandart.
Sjekke referanser og kundeliste. Hvis kjente selskaper er navngitt blant kundene til sertifiseringsorganet, indikerer dette soliditeten og påliteligheten til organisasjonen. Imidlertid blir dette noen ganger utnyttet av skruppelløse fly-by-night-selskaper som er avhengige av det faktum at potensielle kunder ikke vil sjekke den publiserte informasjonen. Det er ikke noe galt i å ringe et av selskapene som er oppført på kundelisten og be om anbefalinger om en sertifiseringsinstans. Bekreftelse på faktumet av samarbeid kan også være skanninger av anmeldelser av klientbedrifter på deres offisielle brevpapir som er lagt ut på nettsiden til den sertifiserende organisasjonen.
Sjekke kompetansen til ansatte på kvalitetsnivå av teknisk forklaring. Når du kommuniserer med representanter for sertifiseringsorganet på telefon eller personlig, ikke nøl med å stille alle spørsmålene som interesserer deg. Prøv å finne ut detaljene i prosessen, prisprinsipper, garantier og spesifikasjonene for sertifisering i ditt område. Et godt tegn vil være ærlige og begrunnede svar, avklaring av terminologi, dykke ned i essensen av problemene dine, et ønske om å spare penger ved hjelp av en optimal sertifiseringsordning, fravær av urealistiske løfter, etc. Sammenlign svarene fra flere selskaper – for seriøse fagfolk er ikke utvalget av priser og vilkår for forskjellig, mens indikatorer som er for lave eller høye, sammenlignet med andre, gir grunn til å tenke. Et sterkt argument i favør av en sertifiseringsorganisasjon er deltakelsen av dens eksperter i spesialiserte konferanser og utvikling av standarder for innenlandske sertifiseringssystemer.
Tilgjengelighet av egne sertifikater for samsvar med kvalitetsstyringsstandarder. Alt er enkelt her - sertifiseringsmyndighetene legger vanligvis ut informasjon om tilgjengeligheten av sertifikater i det offentlige domene, eller kan sende en skanning av dokumentet på forespørsel.
Vilkår for samarbeid med sertifiseringsorganet
For å finne ut betingelsene og detaljene for sertifiseringsprosedyren i utvalgte organisasjoner, send dem søknader som angir følgende informasjon:
- hvilken type sertifisering trenger du;
- produkter/tjenester til din bedrift;
- organisasjonsstrukturen til din bedrift;
- antall personell;
- antall og regional plassering av filialer;
Før du tar ditt endelige valg av sertifiseringsorgan, bør du rådføre deg med eksperter om følgende spørsmål:
- Den optimale sertifiseringsordningen for dine forhold
- Hvilke dokumenter kreves av deg for å utføre sertifiseringsarbeid?
- Algoritme og tidspunkt for sertifiseringsarbeid
- Kostnaden for alt arbeid, inkludert mva og mulige provisjoner, betalingsform.
Nå som du har lært hvordan du velger og screener organisasjoner for ISO 9001-sertifisering, kan du ta ditt endelige valg. Til slutt anbefaler vi å ta hensyn til omfanget av akkreditering og aktivitetsfeltet som organisasjonen spesialiserer seg på - preferanse bør gis til organer som kjenner spesifikasjonene til markedet, varer og tjenester. Hvis slik informasjon ikke er på organisasjonens nettsted, kan du enkelt finne det ut ved å studere listen over klienter eller ganske enkelt ringe kontoret til sertifiseringsorganet.
Uansett hvilken type virksomhet selskapet har eller produktene som produseres, kreves sertifiseringstjenester for alle. Og på grunn av stor konkurranse og behovet for å dokumentere høy kvalitet på produserte produkter eller levering av ulike typer tjenester, blir sertifiseringsprosessen en obligatorisk nødvendighet.
Som et resultat får selskapet nye konkurransefortrinn. Ta for eksempel tollvesenet, som ikke tillater import av varer uten sertifisering eller erklæring. Eller ta byggebransjen, hvor bedrifter som utfører arbeid er pålagt å ha et ISO 9001-sertifikat.
Hvis vi tar produktsertifisering, er det nødvendig å velge et sertifiseringsorgan som har et sertifikat fra det russiske akkrediteringsbyrået, som bekrefter lovligheten av å utføre sertifiseringsarbeid i GOST R- eller TR-sertifiseringssystemet, og det må være sertifiserte eksperter.
Hvis du trenger å få et sertifikat, for eksempel ISO, er sertifiseringsorganet forpliktet til å gi deg et sertifikat for registrering av systemet hos Federal Agency for Technical Regulation and Metrology (FATRiM, kjent som Rosstandart) og et akkrediteringssertifikat fra organet som opprettet sertifiseringssystemet, og følgelig akkrediterte eksperter.
Dette gjelder dokumentasjon.
Sertifiseringsorganets forretningsomdømme er også viktig, noe som bekreftes av anbefalinger, anmeldelser og informasjon funnet på Internett. Hvis du har forretningspartnere eller bekjente som kan anbefale et sertifiseringsorgan, vil dette selvfølgelig hjelpe deg mye. Siden nylig har det dukket opp et stort antall pseudo-organer som tilbyr svært billige tjenester mens de sitter hjemme på telefonen, slike sertifiseringsorganer trenger bare en skriver, men som regel forsvinner de raskt ut av syne og det er ikke noe forretningsomdømme å snakke om. Det er veldig viktig at sertifiseringsorganet fungerer ikke bare på tidspunktet for utstedelse av sertifikatet, men senere, siden i henhold til sertifiseringsreglene, utstedes sertifikatet i flere år, i tilfeller med ISO-sertifisering, utstedes det for 3 år, og hvert år er sertifiseringsorganet forpliktet til å utføre kontrollkontroller (inspeksjonskontroll). Uten disse kontrollene anses sertifikatet som ugyldig.
Sertifiseringsorganet må selvfølgelig ha en nettside hvor all nødvendig informasjon skal legges ut: eksempeldokumenter, akkrediteringssertifikater, anmeldelser og anbefalinger, etc.
Uansett må du gjøre overvåking, ringe flere sertifiseringsorganer og ta et valg. Det er også viktig hvordan representantene for myndigheten snakker med deg og hvor kompetente spesialistene er.
Når det gjelder kostnad, så spiller det en viktig rolle. Her anbefaler vi å velge en gjennomsnittlig kostnad, siden kostnadene for fly-by-night-selskaper kan være svært attraktive, men risikoen for at du ikke finner et selskap i morgen er også stor. Det er sertifiseringsorganer som øker kostnadene kraftig, og selv om de gir rabatt, er kostnadene fortsatt høye.
For å oppsummere, hvordan velge et sertifiseringsorgan:
- Det er nødvendig å gjøre deg kjent med tillatelsesdokumentene for å utføre sertifiseringsarbeid;
- Bli kjent med sertifiseringsorganets forretningsomdømme, ved å bruke anbefalinger, anmeldelser og informasjon på Internett, studere selskapets nettsted;
- Overvåk sertifiseringsorganer ved å bruke direkte kommunikasjon og sende forespørselsbrev.
- Og selvfølgelig er valget basert på prispolitikken og kompetansen til sertifiseringsorganets spesialister.
Sertifiseringsorgan- en organisasjon akkreditert av relevante myndigheter, engasjert i sertifisering av kvalitetsstyringssystemer for samsvar med ISO 9000-seriens standarder, som har tilstrekkelig egenkapital og overfører tilstrekkelige beløp til reserver for å dekke risikoen. Det er velkjent at i tillegg til store internasjonale organisasjoner som gir sertifisering over hele verden, finnes det en rekke nasjonale sertifiseringssystemer.
I Russland anses det ledende sertifiseringsorganet tradisjonelt å være VNIIS-SERT-SK ved All-Union Scientific Research Institute of Certification, Russian Maritime Register of Shipping, Electrostandard, Test-St Petersburg (akkreditert av Russlands statsstandard for retten til å utføre sertifisering av kvalitetssystemer i GOST R-systemet).. I tillegg er de mest aktive i Russland de verdenskjente sertifiseringsorganene, akkreditert for sertifisering i de fleste utviklede land, Bureau Veritas Quality International (Frankrike); Uet Norske Veritas (Norge); Lloyd Register (Storbritannia); SGS (Sveits); TUV-CERT (Tyskland).
Men dessverre er det fortsatt et mysterium for mange russiske gründere hvilken markedsverdi de russiskregistrerte datterselskapene til disse anerkjente merkene i Europa har og hvilke økonomiske reserver de er i stand til å skape for å dekke sertifiseringsrisiko. Hvis slik informasjon mangler, kan det hende at aktivitetene til et slikt sertifiseringsorgan for selskaper i USA i for eksempel USA ikke blir anerkjent. Dessverre, i Russland er denne situasjonen tilrettelagt av situasjonen med sertifiseringsloven og lovene i den russiske føderasjonen. Vanligvis, i Europa og USA, lar kunnskap om disse integrerte indikatorene en ganske nøyaktig beregne nivået av økonomisk ansvar til sertifiseringsorganet for samsvarssertifikater utstedt til gründere.
I tillegg er det få som innser at hvert internasjonalt sertifiseringsorgan, selv med det beste merket i verden i Russland, i hovedsak er et selskap registrert i Russland, med alle påfølgende juridiske konsekvenser. Til dette bør det legges til at hvert internasjonalt sertifiseringsorgan må ha et internasjonalt akkrediteringsark som avslører detaljert informasjon om de landene der regjeringer eller parlamenter har delegert, under visse betingelser, sine fullmakter til å sertifisere, klassifisere, overvåke og inspisere produkter og produksjon. organisasjoner som utfører bestemte typer aktiviteter. En analyse av den oppførte informasjonen kan godt gi en objektiv og korrekt vurdering av sertifiseringsorganets ansvar, både overfor oppdragsgivere og overfor akkrediteringsorganer.
Men også her må du selvfølgelig vite når du skal stoppe. Dette tiltaket består i å opprettholde en rimelig balanse mellom form og innhold av sertifisering. Du kan absolutt følge formen for å velge et sertifiseringsorgan og dets akkreditering på riktig nivå, med tanke på mange års arbeid i markedet. Men samtidig kan det hende at de ansatte ikke har tilstrekkelig høy faglig kunnskap om for eksempel produksjon og samtidig økonomiske aktivitetssfærer til en organisasjon som leverer unike produkter eller yter unike tjenester. I tillegg er mange til og med svært anerkjente revisorer skeptiske til innovasjoner innen QMS. Og så, til tross for autoriteten til sertifiseringsorganet, vil resultatet av QMS-aktivitetene være negativt. For å fjerne denne barrieren, må du ansette en ekstern revisor som vil kreve høyere priser og forhandle om alle slags forhold. Naturligvis, i dette tilfellet, kan du invitere en slik revisor direkte, og han vil selv bestemme hvilken organisasjon som skal utstede sertifikatet.
Hvordan ikke gjøre en feil ved å velge selskapet som du betro til å gi deg sertifiseringstjenester for et produkt, en tjeneste eller en virksomhet som helhet?
Sertifisering er en svært ansvarlig prosess, fordi den minste feil kan føre til ubehagelige konsekvenser og føre ikke bare til skuffelse og tap av tid, men også til juridiske problemer og selvfølgelig ekstra økonomiske utgifter.
Det er en rekke optimale kriterier for foreløpig vurdering av det utførende selskapet som vil hjelpe deg med å navigere i det enorme antallet tilbud, ta det riktige valget og unngå å betale to ganger. Gjør ganske enkelt en komparativ analyse av alle kandidater basert på informasjonen mottatt fra dem og om dem, og velg den beste ved å bruke disse kriteriene:
1.ARBEIDSERFARING
Seriøs erfaring i markedet gjør at selskapet og dets spesialister kan tilegne seg nødvendig kunnskap og erfaring og utvikle de mest effektive arbeidsmetodene i denne retningen.
Slik sjekker du: Sørg for å sjekke datoen for registrering av selskapet i registreringsbeviset, utdrag fra Unified State Register of Legal Entities eller andre dokumenter. Noen år er ingenting for noe aktivitetsfelt, det er en nykommer på markedet, som betyr en amatør, ikke en profesjonell.
2. PARTNERNETTVERK
Et utviklet partnernettverk og etablerte kontakter i det profesjonelle markedet gjør at det utførende selskapet kan tilby det mest komplette spekteret av tjenester og gjennomføre de mest ikke-standardiserte prosjektene.
Slik sjekker du: Ikke glem at arbeid med partnere er forbundet med visse risikoer. Sørg for å sjekke om selskapet er klar til å bære ansvaret for partneren til deg. Dette ansvaret må sikres i en avtale med deg.
3. UTFØRELSESHASTIGHET
I noen situasjoner er tidspunktet for å få et bestemt sertifikat veldig viktig, fordi Ofte avhenger de økonomiske resultatene til kunden av entreprenørens hastighet. I disse tilfellene er det verdt å overlate arbeidet bare til de utøverne som kan gi kortest mulig tid for å fullføre tjenestene. Og selvfølgelig skal hastighet ikke påvirke kvaliteten på disse tjenestene.
Slik sjekker du: Spesifiser på forhånd vilkårene for tjenesteytelsen og vurder at de oppfyller kravene dine. Ofte gir mange entreprenører bevisst urealistiske tidsfrister for å fullføre arbeid, vil en virkelig ansvarlig entreprenør begrunne de angitte fristene for deg i samsvar med loven og etablert praksis og sikre dem i en kontrakt og ansvar for brudd på dem.
4. Åpensiktighet i kontroll
Det er svært viktig for deg som kunde å forstå hvilket stadium prosessen er på, hvilke stadier som allerede er fullført og hvilke som ennå ikke er fullført, om alt er i orden og om det er noen problemer med bestillingen din. Et selskap med respekt for seg selv er alltid klar til å gi deg omfattende informasjon om de planlagte stadiene av arbeidet og den nåværende situasjonen.
Slik sjekker du: Før du starter arbeidet, sørg for å be om en avtale som innebærer at du får en tjeneste som ikke trenger å være formell. Se etter klausuler i kontrakten som beskriver prosessen med samhandling mellom entreprenøren og kunden. Be også om å gi deg "Arbeidsplan"-dokumentet for tjenesten du planlegger å bestille. Denne planen skal beskrive ikke bare stadiene av arbeidet, men også resultatene av arbeidet, samt kriterier for å vurdere kvaliteten på disse resultatene.
5. PERSONVERN
Sertifisering av varer og tjenester er ofte forbundet med visse risikoer på grunn av informasjonslekkasje, så det å sikre datakonfidensialitet spiller en svært viktig rolle. Differensiering av tilgang til offisiell informasjon i elektronisk form, et unikt arkiveringssystem, og en standard for arbeid med informasjon på papir - det er dette som vil bidra til å unngå unødvendige risikoer.
Slik sjekker du: kontrollere om kontrakten inneholder en klausul om entreprenørens ansvar for å utlevere konfidensiell kundeinformasjon, og også be om å fortelle deg om systemene som brukes i selskapet for å sikre konfidensialitet og sikkerhet for klientinformasjon.
6. INTERN KONTROLLSYSTEM
Ethvert selskaps oppgave er å sikre maksimal kvalitet på tjenestene som tilbys. Dette kan kun oppnås dersom det er et tydelig system for intern kvalitetskontroll av arbeidsresultater på ulike stadier av ordreoppfyllelse og kontrollnivåer. Og jo mer disse kontrollnivåene er, desto høyere er kvaliteten på tjenestene som tilbys.
Slik sjekker du: Før du starter arbeidet, sørg for å spørre hvor mange nivåer av internkontroll som finnes i bedriften, på hvilke stadier kvalitetskontroll utføres og hvilket ansvarssystem som gis ved overføring av arbeidsresultater med feil til kunden, inkl. i kontrakten.