„Svarbu teisingai susidėlioti prioritetus“. Ši frazė skamba kaip leitmotyvas daugumoje darbų apie laiko valdymą, vis giliau įsiskverbiantis į kiekvieno, siekiančio įvaldyti šį mokslą, sąmonę. Bet kuris laiko valdymo srities specialistas žino, kad neteisingai apibrėžti prioritetai gali paneigti ne tik visas pastangas organizuoti ir planuoti darbo dieną, bet ir gerokai apsunkinti gyvenimą apskritai. Tačiau „žinoti“ ne visada reiškia „galėti“. Vien tik žinojimo apie šį pagrindinį laiko valdymo principą kartais nepakanka norint išmokti teisingai nustatyti prioritetus, ir žmonės pradeda domėtis: „Kaip suprasti, kas iš tikrųjų svarbu?
Gerai žinomas efektyvumo didinimo ir vidinių išteklių valdymo ekspertas Stephenas Covey bandė padėti savo skaitytojams suprasti šią sudėtingą temą, naudodamas knygas „Pirmiausia pirmiausia“ ir „Focus: Achieving Your Highest Priority“). Šiuose darbuose autorius aprašo savo laiko organizavimo metodą, kad būtų pasiektas maksimalus efektyvumas, o jo sistema taip pat remiasi prioritetų samprata, kuri ne tik dalyvauja procese, bet tiesiogine prasme persmelkia kiekvieną žingsnį kelyje link saviorganizacijos tobulinimo. . Stephen Covey savo knygose pateikia išsamią esamų prioritetų tipologiją, siūlo sėkmingiausias kriterijų sistemas, pateikia ženklus, ypatybes ir pavyzdžius, kaip juos teisingai nustatyti.
Žinoma, Stephen Covey sistema neapsiriboja vien prioritetų nustatymu ir apima visą spektrą efektyvaus planavimo metodų. Norint sėkmingiau pritaikyti šią sistemą praktikoje, verta atsigręžti į papildomų įrankių, pavyzdžiui, elektroninių organizatorių, naudojimą. Tinkamiausias pasirinkimas yra planuotojas Lyderio užduotis. Ši programa sukurta atsižvelgiant į sudėtingų ir kelių lygių laiko valdymo sistemų diegimą ir dėl savo lankstumo bei universalumo puikiai susidoros su asistento pareigomis planuojant užduotis pagal Stephen Covey metodą.
1. Tikslo formulė
Pagrindinis Stepheno Covey sistemos aspektas yra tikslo formulė. Būtent tai nulemia visus vėlesnius planavimo proceso ypatumus, leidžia žmogui išryškinti pagrindines savo veiklos kryptis, tikslus, kuriuos jis sau išsikelia, ir funkcijas, kurias tam reikia atlikti. Tiesą sakant, misijos formulė miglotai primena įmonės misiją, kurią anksčiau ar vėliau turi suformuluoti bet kuris verslininkas. Pagal Stepheno Covey teoriją, likimo formulė yra svarbiausių gairių ir tikslų jūsų gyvenimo kelyje aprašymas. Jis gali būti pateiktas kaip išsamus principų sąrašas arba, atvirkščiai, trumpa ir glausta fraze. Arba galite jį parašyti ant popieriaus lapo arba tekstiniame faile. Tačiau turėtumėte atsižvelgti į tai, kad Stephenas Covey rekomenduoja kas savaitę peržiūrėti, analizuoti ir įvertinti jūsų likimo formulę, todėl patartina ją turėti po ranka.
Būtent tokiems įrašams įrankis yra skirtas "Pastabos", kurį jums siūlo organizatorius Lyderio užduotis. Perkeldami savo užrašus į kompiuterinį planavimo įrenginį, galite būti tikri, kad jūsų duomenys bus saugūs ir patikimi dėl atsarginės kopijos funkcijos. Ir visada galite greitai rasti reikiamą informaciją. Verta pridurti, kad organizatorius pateikia plačias teksto formatavimo parinktis, kurios leis paryškinti pagrindinius dalykus, paryškinti svarbias pastabas ar iliustruoti bet kurią pastabą.
Remdamiesi savo likimo formule, galite nustatyti pagrindinius vaidmenis, kuriuos norėtumėte atlikti savo gyvenime. Tuo pačiu metu kiekvienas vaidmuo turi turėti savo tikslą. Galite sukurti vaidmenų ir jų tikslų sąrašą šalia misijos formulės naudodami lentelių įterpimo į pastabas funkciją:
2. Vaidmenys
Organizuojant laiką pagal Stepheno Covey metodą, daroma prielaida, kad bet kuri į planą įtraukta užduotis yra susijusi su konkrečiu vaidmeniu, atspindinčiu vieną iš jūsų gyvenimo sričių.
Organizatoriuje Lyderio užduotis Tai galima lengvai padaryti sukuriant etiketes kiekvienam navigatoriaus vaidmeniui.
Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas „pjūklo galandimo“ vaidmeniui. Tai yra privaloma kiekvienam ir yra jūsų galimybių ir gebėjimų didinimo procesas įvairiose gyvenimo srityse, išdėstytas pagal jo matmenis. Stephenas Covey'us šį vaidmenį paaiškina taip: „Dažnai esame taip užsiėmę „pjovimu“ (gaudami rezultatus), kad pamirštame „pagaląsti pjūklą“ (išlaikyti ir pagerinti savo gebėjimą siekti rezultatų ateityje).
3. Keturi žmogaus poreikiai
Stephen Covey mano, kad žmogaus gyvenimas vyksta keturiose dimensijose: fiziniame, socialiniame, intelektualiniame ir dvasiniame. Šios dimensijos atitinkamai atsiskleidžia šiais poreikiais: gyventi, mylėti, mokytis ir palikti pėdsaką.
Kiekvienas vaidmuo, kurį atliekate gyvenime, egzistuoja visose keturiose dimensijose, kurios yra glaudžiai tarpusavyje susijusios ir sukuria galingą sinerginį poveikį.
Planavimo proceso metu turite kontroliuoti, o svarbiausia – analizuoti, kiek poreikiai tenkinami kiekviename etape, leidžiančiame pasiekti jūsų tikslus. Norėdami įtraukti šias keturias gyvenimo dimensijas į laiko organizavimo procesą, galite naudoti skyrių "Projektai" organizatoriuje Lyderio užduotis. Sukūrę reikiamus elementus, turėsite galimybę kiekvienai užduočiai priskirti konkretų poreikio tipą, kuris ateityje leis iš bendro užduočių sąrašo greitai atsirinkti tik tas, kurios yra susijusios su norima dimensija ar jų deriniu.
4. Užduočių žymekliai pagal jų prioritetus
Stephen Covey sistemos pagrindas yra laiko valdymo matrica. Tai atspindi keturis pagrindinius asmens užduočių prioriteto lygius skubos ir svarbos požiūriu.
Anot matricos autoriaus, siekiant sėkmingos ir efektyvios veiklos, didžioji dalis užduočių (65-80 proc.) turėtų būti sutelkta II kvadrante. Tik svarbių, bet ne skubių dalykų darymas leis pasiekti norimų rezultatų ir mėgautis gyvenimo tikslų siekimo procesu. Užduotys iš likusių kvadrantų savo ruožtu atneša nepatogumų ir nemalonių pojūčių, įveda į jūsų gyvenimo planą chaoso elementų ir verčia atidėti tikrai svarbius dalykus vėlesniam laikui.
Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad planas turėtų apimti tik II kvadranto veiklą, o ne atsižvelgti į kitus prioritetus. Tačiau tai gali būti realu tik idealiomis sąlygomis, kai žmogiškasis faktorius neįtraukiamas į gyvenimo lygtį. Tačiau iš tikrųjų mes kasdien bendraujame su kitais žmonėmis, kovojame su savo silpnybėmis ir vykdome savo pareigas, kad ir kokios jos būtų. Todėl planuojant savo darbo dieną reikia atsižvelgti į visus keturis kvadrantus ir sąžiningai, visų pirma savęs atžvilgiu, susidėlioti prioritetus. Ateityje tai leis analizuoti savo reikalus ir nustatyti kvadrantų santykį.
Taikyti laiko valdymo matricą organizatoriuje Lyderio užduotis yra žinynas "Žymekliai". Čia galite sukurti elementus, atitinkančius kiekvieną kvadrantą, ir pasirinkti jų dizainą. Užduočių priskyrimas žymekliams suteiks galimybę ne tik vizualiai nustatyti užduočių svarbos ir skubumo laipsnį, bet ir surūšiuoti užduočių sąrašą pagal prioritetų lygį.
Be pagrindinės prioritetų sistemos, pagrįstos laiko valdymo matrica, Stephenas Covey rekomenduoja detalizuoti užduoties svarbos lygius naudojant ABC metodą, kiekvienai užduočiai priskirdamas konkrečią raidę. Taigi, A raide pažymėta užduotis turi aukščiausią prioritetą. Raidė B reiškia vidutinę bylos svarbą. O C užduotims būdingas mažas svarbos ar skubumo laipsnis. Esant dideliam bylų srautui, bylų prioritetą galite detalizuoti įvesdami skaitinius žymėjimus: A1, A2, ..., B1, B2, ..., C1, C2, ...
ABC metodo panaudojimas ar išplėstinė jo variacija praktinėje veikloje lengvai įgyvendinama naudojant organizatorių Lyderio užduotis. Norėdami tai padaryti, tereikia užduoties pradžioje pridėti reikiamą raidę ir skaičių, o pati programa surūšiuos užduotis pagal svarbą. Įdėta Lyderio užduotis užduočių rūšiavimo mechanizmas idealiai tinka įgyvendinti Stephen Covey prioritetų sistemą, užduotis galima rūšiuoti pagal žymeklius (reikia rodyti žymeklio stulpelį), o tada pagal pavadinimą (spustelėkite pavadinimo stulpelį laikydami nuspaudę klavišą Shift), šis organizatorius išdėliokite dalykus žymeklių tvarka (kad tai padarytumėte, parodykite stulpelį „Žymeklis“), jei reikia abėcėlės tvarka, tiesiog spustelėkite stulpelio „Vardas“ antraštę.
5. Sprendimų sistema
Stephenas Covey savo darbuose ne kartą pabrėžia, kad planavimas turi prasidėti nuo II kvadranto reikalų, t.y. nuo svarbių, bet ne skubių reikalų, kurie duoda sultingiausius vaisius. Norėdamas iliustruoti procesą laikantis šio principo, autorė pasitelkia mėgstamą laiko valdymo specialistų pavyzdį, pasakojantį apie sunkų vandens, smėlio, akmenukų ir didelių akmenų likimą. Šiuo atveju dideli akmenys atspindi pagrindinius dalykus, atitinkančius II kvadrantą, o maži akmenys apibūdina likusius svarbos ir skubumo laipsnius. Požiūrio esmė yra ta, kad pirmiausia reikia sukurti darbo dienos ar savaitės pagrindą, naudojant didelius ir svarbius užduočių akmenis, o tik tada aplink juos kurti likusį planą.
Šiuo atveju ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas terminų nustatymo procesui, kuris yra neišvengiamas bet kokios planavimo sistemos palydovas.
Organizatoriuje Lyderio užduotis Užduočių atlikimo terminai nustatomi keliais būdais.
Taigi, galite tiesiog nuvilkti užduotį į dienoraščio sritį norimam laikotarpiui ir jai bus automatiškai priskirta atitinkama data ir laikas. Užduočių perkėlimo į dienoraštį būdas tinkamas operatyviniam artimiausių dienų planavimui, taip pat į planą įtraukiant iš anksto sukurtas užduotis (pavyzdžiui, iš sąrašo „gal“).
Arba dialogo lange galite nustatyti užduoties vykdymo datą ir laiką "terminas". Šis metodas yra patogesnis norint tiksliai planuoti, nustatyti ilgus terminus ar užduočių kartojimo dažnumą.
Be to, planuodami konkrečios dienos tvarkaraštį, naudodami įrankių juostą galite filtruoti duomenis pagal datą "Filtras" arba mini kalendorius. Po to jums tereikia sukurti užduotį įvesdami jos pavadinimą užduočių medyje ir jai bus automatiškai priskirta data, iki kurios buvo atliktas filtravimas. Ši parinktis yra tinkamesnė ilgalaikiam planavimui.
Stephenas Covey'us siūlo dvi zonas, skirtas užrašyti dalykus savo popieriniame planuotoje. Pirmoji zona skirta užduotims, kurios turi konkrečius terminus, o antroji zona – einamosios dienos prioritetų sąrašui, t.y. už užduotis, kurias būtina atlikti šiandien, kai joms yra laiko.
Organizatorius Lyderio užduotis taip pat suteikia šią galimybę savo vartotojams, o tai dar kartą patvirtina programos atitiktį Stephen Covey metodikai. Esamų užduočių, kurioms dar nebuvo priskirtas konkretus laikas, sąrašas yra kalendoriaus viršuje. Tuo pačiu šioje elektroninėje planuotoje galite sukurti ilgalaikes užduotis, kurių atlikimas užtruks ne vieną dieną. Šios užduotys taip pat yra virš laiko juostos ir turi rodyklių simbolius, nurodančius, kad užduoties terminas yra ilgesnis nei dabartinė diena.
Kaip minėta pirmiau, atvejo planavimas pirmiausia turi būti įgyvendinamas remiantis II kvadranto užduotimis.
Naudodami žinyną savo darbe "Žymekliai"(4 punktas) Galėsite greitai vizualiai nustatyti su šiuo kvadrantu susijusius dalykus, kurie padės planavimo procese tiksliai laikytis vieno iš pagrindinių Stephen Covey metodikos principų.
6. Savaitinis atnaujinimas
Susikoncentruodami į reikalus ir rūpesčius, niekada neturėtumėte pamiršti apie poilsį, nes tai yra visavertis bet kurio plano komponentas. Todėl Stephenas Covey rekomenduoja ypatingą dėmesį skirti savaitgaliams kaip logiškam darbo savaitės tęsiniui. Tuo pačiu metu, būdami glaudžiai susiję su darbo dienomis, savaitgaliai turi būti kitokie, tik esant tokiai sąlygai, įvyks taip reikalingas atsinaujinimas. Žinoma, tai nereiškia, kad savaitgalius turėtumėte skirti IV kvadranto veiklai. Pakanka tiesiog perjungti savo veiklą į kitą režimą ir atlikti užduotis iš to paties II kvadranto, bet labiau tinkančio savaitgalio atmosferai.
Elektroninis planuotojas Lyderio užduotis taip pat bando pasirūpinti jūsų atnaujinimu. Todėl programoje savaitgaliai ir nedarbo valandos išryškinti kitu atspalviu, kad iš karto būtų galima nustatyti, jog ši zona priklauso poilsio sektoriui ir reikia kitokio požiūrio bei kitokio pobūdžio dalykų.
Atsižvelgiant į tai, kad darbo grafikas gali būti gana individualus organizatorius Lyderio užduotis kviečia savo vartotojus, susidarius nestandartinėms situacijoms, savarankiškai nustatyti darbo valandų trukmę ir savaitės dienas, susijusias su savaitgaliais.
7. Savaitės skalė
Stephen Covey kaip tinkamiausią, net idealiausią laikotarpį išskiria savaitę. Tinka viskam. Pasak autorės, planuoti savaitę patogu, savaitės rezultatus nesunku analizuoti, reguliarios savaitės užduotys duoda gerų rezultatų, bet netampa įprasta pareiga, kuri apsunkina žmogų.
Taigi, pagal Stephen Covey metodą, savaitė yra pagrindinis planavimo laikotarpis, jo pagrindas. Naudojant kompiuterinį planuotoją Lyderio užduotis, Galite lengvai atlikti savaitės planavimą perjungę į atitinkamą kalendoriaus rodymo režimą.
Dėl to ekrane atsiras 7 dienų sritis, rodanti savaitės dienas nuo pirmadienio iki sekmadienio.
Kad planavimo priemonėje planavimas būtų kuo patogesnis Lyderio užduotis Dienoraščio sritį galima išplėsti iki visos darbo vietos, naudojant mygtukus, esančius riboje tarp užduočių medžio ir kalendoriaus. Taip pat galite paslėpti navigatorių meniu Rodinys.
Dirbant pagal Stephen Covey sistemą, dažnai teks žiūrėti į einamąją ar kitą savaitę suplanuotų užduočių sąrašą. O kai darbų sąrašas didelis, kyla noras gauti tik su konkrečia savaite susijusių darbų sąrašą, neįskaitant visko, kas šiuo metu neaktualu. Tam ir skirtas organizatorius Lyderio užduotis Buvo galima filtruoti užduotis pagal tam tikrus laikotarpius. Norėdami tai padaryti, kalendoriuje turite pasirinkti jums reikalingas dienas.
Filtravimas pagal iš anksto sukurtus parametrus atliekamas naudojant įrankių juostą "Filtras".
8. Rezervuokite laiko juostas
Pasakodamas savo skaitytojams apie užduočių paskirstymo pagal laiko juostą procesą, Stephenas Covey'us pažymi, kad nepatartina kurti aiškaus sekundės plano visai dienai. Autorius rekomenduoja palikti laisvą laiką ir sutelkti dėmesį į lankstaus plano kūrimo koncepciją. Tai leis greičiau ir daug ramiau reaguoti į netikėtai iškylančias krizes ar neatidėliotinas užduotis, nes tokios situacijos daugeliu atvejų labai nesujauks jūsų planų ir gali tilpti į „orą“, kurį anksčiau rezervavote savo tvarkaraštyje. Jei neįvyksta kritinių įvykių, likusį laiką visada galite skirti naudinga veiklai iš II kvadranto.
Stephen Covey taip pat pristato laiko juostų koncepciją svarbiems reikalams, kurios rezervuoja laiką vienai ar kitai jūsų gyvenimo sričiai, nedetalizuodamas atliekamų užduočių. Dažniausiai tai pasikartojančios užduotys, kurioms laisvalaikis buvo paruoštas iš anksto. Pavyzdžiui, sportuoti tris kartus per savaitę. Taigi, tai gali būti ėjimas į baseiną ar mankšta sporto salėje, o gal futbolo žaidimas su vaiku kieme. Bet kokiu atveju tai bus fizinis pratimas, o laiką joms reikėtų rezervuoti iš anksto.
Kurti organizatoriuje Lyderio užduotisįprastą užduotį turite naudoti jau pažįstamą dialogo langą "terminas". Čia, naudodami lanksčius kartojimo nustatymus, galite nustatyti reikiamą užduoties dažnumą.
Reikia pabrėžti, kad dirbant pagal Stephen Covey sistemą, teks ne kartą remtis užduočių dažnio nustatymais. Autorius rekomenduoja kas savaitę analizuoti, įvertinti ir peržiūrėti savo veiklą ir pagrindinius planavimo elementus, tokius kaip misijos formuluotė, vaidmenys ir tikslai. Be to, turėtumėte įprotį sudaryti savaitės planą kitai savaitei ir kasdien jį koreguoti pagal esamas aplinkybes. Šioms veikloms geriau iš anksto nustatyti laiką ir rezervuoti jį naudojant periodinę užduotį. Kada tiksliai atlikti savaitės planavimą, penktadienį darbo dienos pabaigoje arba sekmadienį prieš artėjančią darbo savaitę, Stephenas Covey siūlo rinktis patiems, tačiau šio planavimo būtinumo ir, svarbiausia, efektyvumo faktas lieka. be abejonės.
Verta paminėti, kad dauguma užduočių, kurias atliekate kaip „pjūklo galandimas“, taip pat priklauso periodinių užduočių tipui. Tai edukacinės užduotys, atnaujinimo procedūros, fiziniai pratimai, apskritai viskas, kas leidžia išlaikyti ir didinti vidinius resursus siekiant naujų aukštumų.
9. Sutartiniai ženklai
Seminaro garso versijoje „Prioritetinių tikslų siekimas“ klausytojas susipažins su darbo su dabartiniu planu naudojant specialius simbolius, kurių sąrašas pateikiamas „FranklinCovey“ popieriaus renginyje. Taigi, norint nurodyti, kad reikalas vyksta ir greitai surasti paskutinį darbinį projektą po priverstinio fokusavimo perjungimo, prie užduoties reikia dėti tašką. Atliktą užduotį žymi varnelė. Rodyklės ženklas reiškia, kad užduotis atidėta, o kryžiaus ženklas reiškia, kad ji atšaukta.
Standartinių iš anksto nustatytų būsenų sąrašas elektroniniame tvarkytuvėje Lyderio užduotis visiškai atitinka šį ženklų sąrašą.
Be minėtų būsenų, Stephen Covey technika apima tam tikro ženklo (apskritimo) naudojimą, nurodantį deleguotas užduotis, kurios buvo priskirtos kitam asmeniui, bet dar nebuvo baigtos ir laukia grįžtamojo ryšio. Organizatoriuje Lyderio užduotis Galite matyti tiek savo, tiek priskirtų užduočių būsenas.
Kitas pagalbinis ženklas gali būti sąrašo užduočių etiketė "gali būti". Į šį sąrašą įtrauktos užduotys yra net ne tikslai, ne dalykai, kuriuos reikia padaryti, o tik idėjos. Jie gali būti niekada neįgyvendinti, tačiau jie gali tapti pagrindiniu jūsų gyvenimo elementu, todėl jo negalima priskirti darbų sąrašui, bet jūs taip pat nenorite jo prarasti atmintyje. Stephen Covey rekomenduoja nedelsiant pašalinti užduotis iš sąrašo "gali būti" konkrečiam vaidmeniui. Norėdami paryškinti tokią idėją iš įprastų dalykų sąrašo, turite jai priskirti etiketę "gali būti". Etiketės nurodytos atitinkamame kataloge ir gali būti pridedamos prie užduočių.
10. Keturios vaidmens dimensijos
Kaip parašyta aukščiau, kiekvienas vaidmuo įgyvendinamas pagal visus keturis poreikius: gyventi, mylėti, mokytis ir palikti pėdsaką. Be to, išvardyti matmenys yra glaudžiai susiję vienas su kitu ir gali susikirsti arba sutapti. Šio santykio atspindys organizatoriuje Lyderio užduotisįgyvendinama dėl kelių žymų ir projektų priskyrimo galimybės, taip pat dėl šių sąvokų atskyrimo į skirtingus skyrius. Taigi vienai užduočiai vienu metu galite priskirti kelis vaidmenis ir projektus. Ateityje ši funkcija leis tiksliau ir teisingiau sudaryti reikiamus užduočių sąrašus naudojant filtravimo įrankį. Taigi vienas dalykas gali būti susijęs su pjūklo galandimo, mokinio ir mokytojo vaidmeniu, vienu metu atsispindinčiu tiek dvasinėje, tiek intelektualinėje dimensijoje.
11. Filtravimas
Stephenas Covey savo darbuose daug dėmesio skiria balanso tarp vaidmenų ir gyvenimo dimensijų svarbai. Tik tada, kai pasieksite pusiausvyrą visose svarbiose savo veiklos srityse, galite pasiekti sėkmės. Visi aspektai, reiškiniai, siekiai ir tikslai yra glaudžiai tarpusavyje susiję. Taigi, jei „Vado“ vaidmuo bus įgyvendintas, o „Tėvo“ vaidmuo bus paliktas be dėmesio, nesulauksi teigiamo savojo „aš“ atsakymo ir negalėsi lengva širdimi pasakyti, kad tavo gyvenimas. yra idealus. Stephen Covey pabrėžia jungtį „ir“ tarp vaidmenų. Tai taip pat taikoma poreikių pusiausvyrai.
Atitinkama logika yra įtraukta į filtravimo algoritmą, kurį turi organizatorius Lyderio užduotis. Be to, lanksčios priemonės leidžia kurti sudėtingas kelių kriterijų užklausas, kad gautumėte išsamius užduočių sąrašus.
Taigi, naudodami filtro įrankių juostą, galite sukurti darbų sąrašą, susijusį tik su sąrašu "gali būti" konkrečiam vaidmeniui arba apsvarstykite svarbias užduotis, susijusias tik su darbo vaidmenimis ir jų fiziniu aspektu.
12. Keturi talentai
Stephen Covey rašo, kad atsakas į keturis žmogaus poreikius yra keturios savybės: savimonė, sąžinė, kūrybinė vaizduotė ir nepriklausoma valia. Darbas su šiomis dovanomis labai priklauso nuo jūsų ir jūsų vidinio požiūrio. Bet čia taip pat yra elektroninis organizatorius Lyderio užduotis gali tapti naudingais ir padėti įgyvendinant jų tobulinimo būdus.
Taigi, vienas iš būdų bendrauti su savimone Stephenas Covey vadina asmeninio dienoraščio tvarkymą, kurį galite sutvarkyti kaip užrašą savo planuotoje. Lyderio užduotis. Galimybė automatiškai įterpti datą naudojant sparčiuosius klavišus Ctrl + Shift + D labai palengvins dienoraščio pildymo procesą.
Sąžinės ugdymas grindžiamas atitinkamos literatūros skaitymu. Tai neapima jūsų profesijos specializuotų leidinių. Tai turėtų būti „išmintingos“ knygos, galinčios priversti susimąstyti apie svarbius filosofinius reiškinius jūsų gyvenime. Tačiau jūs taip pat turite skaityti knygas švietimo tikslais, taip pat turite susisteminti esamą biblioteką. Šiems tikslams organizatoriuje Lyderio užduotis patogus naudoti skyrius "Projektai". Čia taip pat reikia sukurti projektą "Informacija", kuriame bus visa informacija, reikalinga kiekvienam vaidmeniui atlikti. Turėdami galimybę priskirti projektus ir kelias žymas, vos keliais paspaudimais galite rasti bet kokiam vaidmeniui reikalingą informaciją.
13. Pagrindinės pastabos
Norėdami įrašyti naudingą informaciją apie užduotis, Stephen Covey rekomenduoja išsamią ir gana sudėtingą užrašų darymo sistemą, kuri leidžia gana greitai rasti reikalingą informaciją popieriniame tvarkyklėje.
Tobulėjant kompiuterinėms technologijoms, poreikis rankiniu būdu vartyti puslapius tampa vis retenybe, funkcijos ir paieškos galimybės tampa vis platesnės ir įvairesnės.
Stephen Covey yra puikus laiko organizatorius. Jo technika daugeliui žmonių leido tobulėti ir net radikaliai pakeisti savo gyvenimą. Šio guru sistemos naudojimas vidinių išteklių valdymui ir jos įgyvendinimas naudojant organizatorių Lyderio užduotis Taip pat galėsite kokybiškai pagerinti savo saviorganizacijos lygį ir pasiekti aukšto efektyvumo bei harmonijos savo gyvenime.Trys žingsniai, kuriuos reikia atlikti PRIEŠ bet kokį planavimą
Nepatingėkite tai daryti TRYS ŽINGSNIAI, ir tada jūsų planai bus prasmingi, nesustosite pusiaukelėje, o išoriniai įvykiai ir aplinkybės negalės jūsų sustabdyti ir suklaidinti.
Šių trijų žingsnių nebūtina atlikti vienu ypu, bet galima atlikti kelis kartus.
1 veiksmas. Apibrėžkite savo vertybes
Bet koks planavimas prasideda nuo vertybių ir misijos apibrėžimo arba atsakymo į klausimus: kodėl aš tai darau, ką norėčiau gauti ir kuo norėčiau būti.
Kai suprasite, kokia vertybė jums svarbi, užsirašykite, o priešingai – užsirašykite, ką ši vertybė jums reiškia veikiant.
Vertybių ir aiškinamųjų teiginių pavyzdžiai:
Profesionalumas
Aiškinamieji teiginiai:
- Nuolat tobulėju mane dominančioje srityje;
- Esu atvira naujoms idėjoms ir patarimams iš labiau patyrusių kolegų;
Komandinis darbas:
- Moku dirbti komandoje ir siekti bendros gerovės, užčiaupdama savo pasididžiavimą ir savo svarbos jausmą;
- Gebu atsidurti kito komandos nario pozicijoje ir suprasti jo motyvus, kas jį motyvuoja ir kas jam svarbu;
Abipusė pagarba savo sutuoktiniui:
– Gerbiu ir vertinu savo žmoną
– Žinau, kaip įsijausti į jos poziciją, kai ji nervina ir nerimauja, ir bandau ją nuraminti
- net kai nervinuosi ir kalbu neapgalvotai, puikiai suprantu, kaip labai gerbiu savo sutuoktinį kaip asmenybę ir neleidžiu sau skaudžių žodžių bei veiksmų
Kai tau sunku ir elgiesi emocijų ir aplinkybių įtakoje, atveri savo vertybes ir jas garsiai perskaitysi, tai leis priimti apgalvotus sprendimus, dėl kurių vėliau nereikės gailėtis (juk, nepaisant rezultatas, šie sprendimai atitiks jūsų vertybes)
1 užduotis:
Užrašykite savo vertybes ant popieriaus, pageidautina paskutiniame užrašų knygelės, kurią visada nešiojate su savimi, puslapyje (arba užrašuose telefone).
2 veiksmas. Apibūdinkite savo vaidmenis
Vaidmenys atspindi jus kaip asmenybę, jūsų vietą šeimoje, visuomenėje ir visame pasaulyje.
Kai rašai vaidmenis, supranti, kuo norėtum būti ir kaip elgtis. Ir tada jūsų elgesys priklausys jums
Visai gali būti, kad dabar yra tokių vaidmenų, kurių nesinori atlikti ir jie tau buvo primesti.
Vaidmenų derinimo pavyzdžiai:
Vasilijus, IT įmonės įkūrėjas:
- lyderis komandoje
a) Pagrindiniai asmenys, susiję su vaidmeniu: darbo kolegos
- verslininkas ir novatorius
a) Pagrindiniai asmenys, susiję su vaidmeniu: verslo partneriai, investuotojai
b) Aiškinamieji teiginiai: stengiuosi suburti komandą bendra idėja, įkvėpti siekti bendro tikslo
- vyras
a) Pagrindiniai žmonės, susiję su vaidmeniu: žmona
b) Aiškinamieji teiginiai: esu mylintis ir rūpestingas vyras savo žmonai, esu jai ištikimas, gerbiu ir palaikau sunkiais laikais
- sūnus
a) Pagrindiniai asmenys, susiję su vaidmeniu: mama ir tėtis
b) Aiškinamieji teiginiai: myliu ir gerbiu savo tėvus, rūpinuosi jais ir padedu jiems savo dėmesiu ir pinigais
Anna, personalo tarnybos vadovė:
- personalo tarnybos vadovas
a) Pagrindiniai asmenys, susiję su vaidmeniu: vadovas, darbuotojai, kandidatai į darbuotojus
b) Aiškinamieji teiginiai: Esu dėmesingas savo darbuotojams, moku jų išklausyti ir suprasti jų požiūrį
- mama:
a) Pagrindiniai žmonės, susiję su vaidmeniu: sūnus
b) Aiškinamieji teiginiai: Esu mylinti mama, kuri visada ras laiko užauginti savo sūnų ir padovanoti jam meilę bei meilę
- žmona
a) Pagrindiniai žmonės, susiję su vaidmeniu: vyras
b) Aiškinamieji teiginiai: Esu mylinti ir ištikima žmona, kuri moka išklausyti savo vyrą ir įkvepia jį siekti
Užduotis Nr. 2:
Užsirašykite jums svarbius vaidmenis ir parašykite idealų jų atlikimą. Pvz.: vietoj Vasios - vyras, geriau: Vasia yra vyras, kuris moka išklausyti, suprasti žmoną ir randa laiko savo šeimai (bent 1 val. šilto bendravimo), net jei ir užstrigęs dirbti.
3 veiksmas. Parašykite savo misijos pareiškimą
Asmeninė misija turėtų atspindėti viską, ką norite daryti savo gyvenime, ką norite daryti ir kokiu žmogumi norite būti.
Tai reikalauja gilinimosi į save, kruopščios analizės, apgalvotų posakių ir daugybės pataisymų ieškant galutinio varianto. Gali praeiti savaitės, net mėnesiai, kol būsite visiškai patenkinti tuo, ką padarėte, ir pajusite, kad pasiekėte išsamų ir glaustą savo giliausių vertybių ir siekių išdėstymą. Net ir tada reguliariai grįšite prie to, ką parašėte, atlikdami kai kuriuos pakeitimus, nes bėgant metams keičiasi jūsų požiūris ir aplinkybės. Tačiau iš esmės jūsų asmeninė misija tampa jūsų konstitucija, aiškia jūsų vizijos ir vertybių išraiška. Tai tampa kriterijumi, kuriuo matuojate viską savo gyvenime.
Asmeninės misijos rašymas ir peržiūrėjimas keičia tave nes tai verčia jus giliai susimąstyti apie savo prioritetus ir suderinti savo elgesį su savo įsitikinimais. Kai tai padarysite kiti žmonės pradeda jausti, kad tavęs nevaldo aplinka ar kas su tavimi nutinka gyvenime.
Jūs jaučiate asmeninę misiją tam, ką bandote daryti, ir tai teikia jums džiaugsmo.
Atsakymai į šiuos klausimus padės jums sukurti savo asmeninę misiją:
1. Ką norite pasiekti profesinį gyvenimą
2. Ką norite pasiekti asmeninis gyvenimas Kas turės didžiausią teigiamą poveikį visam jūsų gyvenimui?
3.Kokiu žmogumi noriu būti(pvz., užjaučiantis, darbštus, linksmas, atsakingas ir pan.)
4. Viskas, ko noriu ką veikti gyvybei ir kokį pėdsaką palikti žemėje(pavyzdžiui, aplankykite 30 šalių, apginkite daktaro laipsnį, uždirbkite ir sutaupykite 1 mln.
5. Viskas, ko noriu turėti(pavyzdžiui, naujas namas, 10 minučių nuo jūros, 12 pėdų jachta, pensijų sąskaita su santaupomis 1 mln. USD ir pasyviomis 10 tūkst. USD per mėnesį pajamomis)
6. Kad tu norėjo išgirsti apie save(įsivaizduokite, kad švenčiate 80 metų jubiliejų, aplink jus susirinko kolegos, draugai, artimieji). Kaip jie turėtų tave prisiminti? Ką norėtumėte, kad jie pasakytų?
- jūsų šeimos nariai
- Draugai
- kaimynai
– Kolegos
7. Kokiais savo gyvenimo momentais patyriau didžiausia laimė ir pasitenkinimas?
8. Kuris iš jų profesinę veiklą teikia man didžiausią malonumą ir pasitenkinimą?
9. Kas man yra didžiausia vertybė mano asmeniniame gyvenime?
10. Kokius gabumus ir gebėjimus turiu ar noriu turėti?
Asmeninės misijos pavyzdys
Myliu savo šeimą, man rūpi žmona ir vaikai, taip pat tėvai. Esu darbšti ir daug dirbu dėl savo gerovės. Tapau rinkodaros ir pardavimų profesionale. Naujų tendencijų ir idėjų tyrinėjimas man teikia didžiausią pasitenkinimą. Elgiuosi vadovaudamasis savo vertybėmis ir nesijaudinu, jei kas nors nepavyks dabar, žinau, kad tai tikrai pavyks ateityje. Per gyvenimą einu su šypsena ir esu dėkinga už kiekvieną nugyventą dieną. Po savęs paliksiu sveikus vaikus ir anūkus bei rinkodaros ir pardavimų idėjas, kuriomis pasinaudos tūkstančiai žmonių.
Užduotis Nr. 3:
Likite vienas su savimi ramioje vietoje ir parašykite savo asmeninį misijos pareiškimą. Pirmiausia padarykite tai juodraštyje, o tada nukopijuokite į dienoraštį arba telefoną, kurį visada turite po ranka.
Bendroji planavimo schema
Nustatę ir apibūdinę savo vertybes, galite pradėti apibrėžti savo tikslus.
Štai keletas svarbių minčių, kurias reikia atsiminti:
A) tikslai turi atitikti savo vertybes kurį detalizuojate
aprašyta;
b) tikslai turėtų būti subalansuotas su jūsų vaidmenimis - nereikia
susižavėti tam tikru vaidmeniu (pavyzdžiui, įmonės vadovo pareigomis) ir kada
skiriant nepakankamą dėmesį kitam vaidmeniui (pavyzdžiui, Vyro vaidmeniui);
V) paskirstyti tikslus pagal svarbą ar prioritetą;
G) tikslas turi būti konkretus ir su terminu ( naudojant SMART technologiją);
d) reikia suskirstyti į didelius tikslus "mazginiai taškai (CP)"- taigi pasiėmiau juos sau
paskambino. Tai yra pagrindiniai dalykai, kurie yra labai stiprūs jūsų motyvatoriai.
sąsajas siekiant visuotinio tikslo. Palaipsniui pereinama nuo vieno
mazgas į kitą, įgaunate motyvacijos ir pasitikėjimo finale
rezultatas. O entuziazmas ir padrąsinimas yra svarbiausi sėkmės veiksniai.
man tai patinka suskirstykite tikslą į etapus (mazgo taškai) ir juos konkrečiai bei išmatuojamai apibūdinti, taip pat nustatyti terminus arba datas, iki kurių šie tikslai ir pagrindiniai punktai turi būti įvykdyti.
Norint išskaidyti tikslus į etapus, patogu naudoti „Excel“ skaičiuoklė, taip pat minčių žemėlapis. Lentelėje išsamiai aprašykite konkrečius žingsnius tikslui pasiekti ir terminus.
Aprašykite savo tikslus atvirkščiai...
Pabandykite apibūdinti savo tikslo siekimą ne nuo pradžios, o nuo pabaigos. Pagalvokite, koks ankstesnis paprastas veiksmas buvo prieš siekiant tikslo? Ir kas buvo prieš jį? Ir priešais jį ir pan.
Tikslo išskaidymo į tarptikslius arba etapus pavyzdys
Pavyzdyje pagrindinis tikslas yra parašyti apžvalginį straipsnį su garsiausiais darbais apie asmeninį efektyvumą.
Užduotis Nr. 4:
Užsirašyk 3 svarbiausi jūsų tikslaiįvairiose gyvenimo srityse. Išspausdinkite juos arba nukopijuokite į savo planavimo priemonę. Lustas: tarpinius etapus patogu įrašyti pieštukas, kad būtų patogu juos sukeisti.
Visi dalykai, kuriuos darome, gali būti klasifikuojami pagal tam tikrus kriterijus. Stephen Covey siūlo labai patogų matricos rodymo stilių
Turi ką veikti skubus ir svarbus(pavyzdžiui, skamba telefonas arba ruošiamasi egzaminui dieną prieš) – tokius dalykus priskiriame kvadrantui „I. Būtinybė“, nuo jų nepabėgsi, reikia juos daryti, kitaip bus sunku. Bet jei darysi tik juos, tada užklumpa krizė, depresija, darboholiko sindromas.
Yra ką veikti skubus, bet nesvarbus(pavyzdžiui, kolega paprašo jūsų pasikalbėti su klientu arba esate kviečiamas į susitikimą, kuris įvyks po valandos, bet iš to jums bus mažai naudos) - skambinkime į kvadrantą su šiais dalykais "III. Nusivylimas". Reikia išmokti tokių dalykų atsisakyti su šypsena ir nesijaučiant kaltu. Iš pradžių bus sunku ir galbūt daugelis jus įžeis, bet jei to nepadarysite, jūsų aplinka manys, kad jūs privalote tai padaryti, ir pradės jumis naudotis. Ir tada pabandykite įrodyti, kad neturėtumėte to daryti, bet vieną kartą tai padarėte tiesiog iš gailesčio...
Turi ką veikti nesvarbi ir neskubi, tūkstančiai žmonių ateina vakare po darbo, atsigula ant sofos, įsijungia televizorių ir... švaisto laiką nesvarbiems ir neskubiems dalykams, skambinkime į kvadrantą su šiais dalykais „IV. Perteklius„
Ir pagaliau ką veikti svarbi ir neskubi, mes juos paimsime į kvadrantą "II. Efektyvumas"- tai mūsų produktyviausia pramoga! Darydami šiuos dalykus nebėgame kaip voverė į ratą (kaip būna su „I. Būtinybės“ kvadrante), dirbame lėtai, turime galimybę susikaupti ir ramiai daryti tai, kas iš pradžių buvo planuota ir lems. mus į tikslą.
Šių užduočių atlikimo ypatybės:
a) tu turi būti labai motyvuotas daryti dalykus iš šios grupės, nes rezultatai pasirodys ne iš karto;
b) kartais skubius nesvarbius dalykus (III kvadrantas. Nusivylimas) lengviau užbaigti nei neskubius, bet svarbius dalykus, o tada mes patys viską palengviname ir viską atliekame pirmiausia iš III kvadranto, vietoj II kvadranto. Ši problema išsprendžiama valios pastangomis, kai kartais pirmiausia padarome nemalonius ar sunkius, bet svarbius dalykus.
Gyvenkite 1 ir 2 aikštėse, paskirstydami užduotis tarp savęs, tada jūsų gyvenimas bus subalansuotas ir produktyvus.
Pradėkite dieną nuo kažko svarbaus ir sunkaus...
Beje, labai naudingi praktiniai patarimai: atėjus į darbą ryte, o ne į socialinius tinklus. tinkle arba patikrinkite el. paštą, ar nėra skubių (bet ne visada svarbių) problemų, pradėkite darbo dieną nuo svarbios ir sudėtingos užduoties, padirbėkite kelias valandas, tada padarykite pertrauką tikrindami el. laiškus ir kalbėdami telefonu. .
Užduotis Nr. 5:
Paimkite 3–4 dalykus, kuriuos padarėte per pastarąsias 2 valandas, ir suskirstykite juos pagal Covey matricą
Kaip sudaryti savaitės planą
Turėdami savaitės planą, galėsite nesikeisti ir laikytis ilgalaikių planų.
Planuodami savaitę atminkite tris dalykus:
1) tai padaryti iki darbo savaitės pradžios;
2) padarykite tai rami vieta kurioje niekas jūsų neblaškys, skirdamas tam 30–60 minučių;
3) pirmiausia planuoti poilsis ir laikas su šeima, tada visa kita (kitaip tam neužteks laiko)
Į savo savaitės planą įtraukite tik svarbius dalykus arba, kaip juos vadina Stephenas Covey - "dideli akmenys" rodomas kibiro, kurį efektyviai reikia užpildyti akmenimis, pavyzdys: pirmiausia jį įdedame ten dideli akmenys(mes pirmiausia planuojame svarbius reikalus), tada pridėkite akmenukų (mažos kasdienės užduotys) ir tik tada smėlį (atsitiktinės ir trumpalaikės užduotys).
Dauguma didelių akmenų patenka į 2 kvadratą (svarbu, bet ne skubu)
Savaitės plano pavyzdys
Kad būtų patogiau, atsispausdinkite planą ant storo popieriaus ir pažymėkite jį savo dienoraštyje, taip pat suplanuokite laiką tinkamomis dienomis veiklai, kurią parašėte plane.
Generolas
Perskaitykite 4 Stepheno Covey knygas ir atlikite siūlomas užduotis.
Noriu susipažinti su Stepheno Covey knygose aprašytais efektyvumo principais ir juos įgyvendinti savo gyvenime, siekdama padidinti asmeninį efektyvumą, išmokti siekti reikšmingų tikslų ir visada būti iniciatyvi.
Pirmą kartą apie Stepheną Covey sužinojau knygyne, gana seniai. Mačiau jo knygą „7 labai efektyvių žmonių įpročiai“, peržiūrėjau ją, bet nenusipirkau. Ir tik dabar skaitau šią knygą. Nuo tada skaitymo būdas pasikeitė, jei anksčiau knygos buvo tiesiog ryjamos, tai dabar aš vienu metu darau užrašus naudodamas minčių žemėlapį ir atlieku siūlomas užduotis. Todėl tikslas yra parengti ir įgyvendinti siūlomus metodus.
Darbui skirtų knygų sąrašas:
- „7 labai efektyvių žmonių įpročiai“
- "Dėmesys. Prioritetinių tikslų pasiekimas"
- „Sutelkite dėmesį į pagrindinius dalykus“
- „8 įprotis. Nuo efektyvumo iki didybės“
- "Dienoraštis. Stephen Covey metodas"
Efektyvus žmogus galvoja ne apie problemas, o apie galimybes.
Veiksmingi žmonės maitinasi galimybėmis ir badauja.
problemų.
Užbaigimo kriterijai
Aš dirbau per Stepheno Covey knygas, išmokau efektyvumo įgūdžių, kuriuos sėkmingai taikau, išmokau visada būti iniciatyvus ir pasirinkau man tinkančius metodus bei gudrybes mano asmeninei efektyvumo sistemai.
Efektyvus žmogus galvoja ne apie problemas, o apie galimybes. Efektyvūs žmonės maitina galimybes ir bado problemas.Stephenas R. Covey
Kas tai yra
Tai taikomas tarptautiniame super bestseleryje aprašytų metodų panaudojimas. „Dienoraštis. Stephen Covey metodas yra jūsų būdas kiekvieną dieną pritaikyti septynis įgūdžius.Kasdienis planuotojas padės sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu, ir pasiekti sėkmės jums svarbiausiose srityse. Tai įrankis, galintis padėti išmintingiau naudoti laiką, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kas vertingiausia.