"Fontos, hogy a prioritásokat helyesen határozd meg." Ez a kifejezés vezérmotívumként hangzik a legtöbb időgazdálkodással foglalkozó műben, és egyre mélyebbre hatol mindenki tudatába, aki e tudomány elsajátítására törekszik. Az időgazdálkodás területén minden szakember tudja, hogy a helytelenül meghatározott prioritások nemcsak a munkanap megszervezésére és megtervezésére irányuló erőfeszítéseket tehetik érvénytelenné, hanem általában is jelentősen megnehezíthetik az életet. De a „tudni” nem mindig azt jelenti, hogy „tudni”. Az időgazdálkodás ezen vezérelvének pusztán tisztában tartása néha nem elég ahhoz, hogy megtanuljuk, hogyan kell helyesen rangsorolni, és az emberek elkezdenek tűnődni: „Hogyan értjük meg, mi az igazán fontos?”
Stephen Covey, a hatékonyságjavítás és a belső erőforrás-menedzsment ismert szakértője a First Things First és a Focus: Achieving Your Highest Priorities című könyvek segítségével igyekezett olvasóinak megérteni ezt a nehéz témát. Ezekben a munkákban a szerző ismerteti a maximális hatékonyság elérését szolgáló időszervezési módszerét, és rendszere is a prioritások koncepciójára épül, amely nemcsak részt vesz a folyamatban, hanem szó szerint áthatja az önszerveződés javításához vezető út minden lépését. . Stephen Covey könyveiben részletes tipológiát ad a meglévő prioritásokról, felajánlja a legsikeresebb kritériumrendszereket, jeleket, jellemzőket és példákat ad ezek helyes meghatározására.
Természetesen Stephen Covey rendszere nem korlátozódik pusztán a prioritások meghatározására, és a hatékony tervezés technikáinak teljes skáláját tartalmazza. Ennek a rendszernek a gyakorlatban való sikeresebb alkalmazása érdekében érdemes további eszközök, például elektronikus szervezők használatához fordulni. A legmegfelelőbb választás az ütemező LeaderTask. Ez a program a komplex és többszintű időgazdálkodási rendszerek megvalósításának figyelembevételével készült, és rugalmassága és sokoldalúsága miatt tökéletesen megbirkózik a Stephen Covey módszer szerinti feladatok tervezési folyamatában az asszisztens felelősségével.
1. A cél képlete
Stephen Covey rendszerének egyik kulcsfontosságú aspektusa a cél képlete. Ez határozza meg a tervezési folyamat minden további jellemzőjét, lehetővé teszi az ember számára, hogy kiemelje tevékenységének fő irányait, a maga számára kitűzött célokat és az ehhez szükséges funkciókat. Valójában a küldetésképlet homályosan hasonlít egy vállalkozás küldetésére, amelyet előbb-utóbb minden üzletembernek meg kell fogalmaznia. Stephen Covey elmélete szerint a sorsképlet az életutad legfontosabb irányelveinek és céljainak leírása. Bemutatható az alapelvek részletes felsorolása, vagy éppen ellenkezőleg, egy rövid és tömör kifejezés formájában. Alternatív megoldásként felírhatja egy darab papírra vagy szöveges fájlba. De figyelembe kell vennie, hogy Stephen Covey a sorsképlet heti felülvizsgálatát, elemzését és értékelését javasolja, ezért tanácsos kéznél tartani.
Az eszközt az ilyen nyilvántartásokhoz tervezték "Jegyzetek", amelyet a szervező kínál Önnek LeaderTask. Ha átviszi jegyzeteit egy számítógépes tervezőbe, biztos lehet benne, hogy adatai biztonságban lesznek a biztonsági mentés funkciónak köszönhetően. És mindig gyorsan megtalálhatja a szükséges információkat. Érdemes hozzátenni, hogy a szervező kiterjedt szövegformázási lehetőségeket biztosít, amelyek lehetővé teszik a legfontosabb pontok kiemelését, a fontos megjegyzések kiemelését vagy bármely megjegyzés illusztrálását.
Sorsának képlete alapján meghatározhatja azokat a főbb szerepeket, amelyeket szívesen betöltene az életében. Ugyanakkor minden szerepnek meg kell lennie a saját céljának. A táblázatok jegyzetekbe történő beszúrása funkcióval a küldetésképlet mellett létrehozhat egy listát a szerepekről és a céljaikról:
2. Szerepek
Az időszervezés Stephen Covey módszere szerint feltételezi, hogy a tervben szereplő bármely feladat egy adott szerepkörhöz kapcsolódik, életed egyik területére.
A szervezőben LeaderTask Ez könnyen megvalósítható, ha a navigátorban minden szerephez címkéket hoz létre.
Különös figyelmet kell fordítani a „fűrész élezésének” szerepére. Mindenki számára kötelező, és a képességek és képességek növelésének folyamata az élete különböző területein, méretei szerint rendezve. Stephen Covey ezt a szerepet a következőképpen magyarázza: „Gyakran annyira elfoglaltak vagyunk a „fűrészeléssel” (eredménytermeléssel), hogy elfelejtjük „élezni a fűrészt” (fenntartani és javítani a jövőbeni eredménytermelő képességünket).
3. Négy emberi szükséglet
Stephen Covey úgy véli, hogy az emberi élet négy dimenzióban fordul elő: fizikai, társadalmi, intellektuális és spirituális. Ezek a dimenziók a következő szükségletekben tárulnak fel: élni, szeretni, tanulni és nyomot hagyni.
Minden szerep, amelyet az életben betölt, mind a négy dimenzióban létezik, amelyek szorosan összefüggenek, és erőteljes szinergikus hatást keltenek.
A tervezési folyamat során ellenőriznie kell, és ami a legfontosabb, elemeznie kell, hogy a célok eléréséhez vezető egyes szakaszokban milyen mértékben teljesülnek az igények. Ennek a négy életdimenziónak az időszervezési folyamatba való beemeléséhez használhatja a részt "Projektek" a szervezőben LeaderTask. A szükséges elemek elkészítése után lehetőség nyílik minden feladathoz egy-egy konkrét igénytípust hozzárendelni, amivel a jövőben gyorsan csak a kívánt dimenzióhoz vagy azok kombinációjához kapcsolódó feladatokat választhatja ki az általános feladatlistából.
4. Jelölők a feladatokhoz prioritásuk szerint
Stephen Covey rendszerének alapja az Időgazdálkodási Mátrix. A feladat prioritásainak négy fő szintjét tükrözi egy személy sürgőssége és fontossága szempontjából.
A mátrix készítője szerint a sikeres és eredményes tevékenységekhez a feladatok nagy részét (65-80%) a II. kvadránsba kell koncentrálni. Csak a fontos, de nem sürgős dolgok elvégzése teszi lehetővé a kívánt eredmények elérését, és élvezheti életcéljai elérésének folyamatát. A fennmaradó kvadránsok feladatai pedig kényelmetlenséget és kellemetlen érzéseket hoznak, káoszelemeket visznek be élettervébe, és arra kényszerítenek, hogy az igazán fontos dolgokat későbbre halasszák.
Első pillantásra úgy tűnhet, hogy a tervnek csak a II. kvadráns tevékenységeit kell tartalmaznia, más prioritásokat nem. De ez csak ideális körülmények között lehet valóságos, ha az emberi tényezőt kizárjuk az életegyenletből. A valóságban azonban minden nap kommunikálunk más emberekkel, küzdünk gyengeségeinkkel, és teljesítjük kötelességeinket, bármi is legyen az. Ezért a munkanap megtervezésekor figyelembe kell vennie mind a négy negyedet, és őszintén, mindenekelőtt önmagával kapcsolatban, állítson fel prioritásokat. A jövőben ez lehetővé teszi ügyeinek elemzését és a kvadránsok arányának meghatározását.
Az Időgazdálkodási Mátrix alkalmazása a szervezőben LeaderTask van egy segédkönyv "Jelölők". Itt létrehozhatja az egyes kvadránsoknak megfelelő elemeket, és kiválaszthatja a dizájnt. A feladatokhoz jelölőket rendelve nemcsak vizuálisan meghatározhatja a feladatok fontossági fokát és sürgősségét, hanem a feladatok listáját prioritási szint szerint rendezheti.
Az időgazdálkodási mátrixon alapuló alapvető prioritási rendszer mellett Stephen Covey a feladatok fontossági szintjének ABC-módszerrel történő részletezését javasolja, minden feladathoz külön betűt rendelve. Tehát az A betűvel jelölt feladatnak van a legmagasabb prioritása. A B betű az ügy átlagos fontosságát jelenti. A C feladatokat pedig alacsony fontossági vagy sürgősségi fok jellemzi. Az ügyek nagy folyamában tovább részletezheti az ügyek prioritását a numerikus jelölések megadásával: A1, A2, ..., B1, B2, ..., C1, C2, ...
Az ABC módszer alkalmazása vagy kiterjesztett variációja a gyakorlati tevékenységekben könnyen megvalósítható szervező segítségével LeaderTask. Ehhez csak hozzá kell adni a feladat elejéhez a szükséges betűt és számot, és maga a program fontosság szerint rendezi a feladatokat. Befektetett LeaderTask a feladatrendezési mechanizmus ideális Stephen Covey prioritási rendszerének megvalósításához, a feladatok jelölők szerint rendezhetők (meg kell jeleníteni a jelölőoszlopot), majd név szerint (kattintson a név oszlopra, miközben lenyomva tartja a Shift billentyűt), ez a szervező rendezze el a dolgokat a jelölők sorrendjében (ehhez jelenítse meg a "Jelölő" oszlopot), ha szükséges, egyszerűen kattintson a "Név" oszlop fejlécére.
5. Döntési keret
Stephen Covey munkáiban többször is hangsúlyozza, hogy a tervezést a II. kvadráns ügyeivel kell kezdeni, i.e. fontos, de nem sürgős ügyektől, amelyek a leglédúbb gyümölcsöket hozzák. Ennek az elvnek a szem előtt tartása mellett a folyamat illusztrálására a szerző az időgazdálkodási szakemberek kedvenc példáját használja fel, amely a víz, a homok, a kavics és a nagy kövek nehéz sorsáról mesél. Ebben az esetben a nagy kövek a II. kvadránsnak megfelelő kulcsfontosságú tényezőket tükrözik, a kis kövek pedig a fontosság és sürgősség egyéb fokait. A megközelítés lényege, hogy első lépésként nagy és fontos feladatkövek felhasználásával megalkotjuk egy-egy munkanap vagy hét keretét, és csak ezután építsük ezek köré a terv többi részét.
Ebben az esetben különös figyelmet kell fordítani a határidők kitűzésének folyamatára, amely minden tervezési rendszer megkerülhetetlen kísérője.
A szervezőben LeaderTask A feladatok elvégzésének határidejének meghatározása többféle módszerrel történik.
Tehát egyszerűen húzhat egy feladatot a napló területére a kívánt időszakra, és automatikusan hozzárendeli a megfelelő dátumot és időt. A feladatok naplóban történő áthelyezésének módja alkalmas az elkövetkező napok operatív tervezésére, valamint előre elkészített feladatok tervbe való felvételére (például a „talán” listából).
Vagy beállíthatja a feladat végrehajtásának dátumát és időpontját a párbeszédpanelen "kifejezés". Ez a módszer kényelmesebb a precíz tervezéshez, hosszú határidők kitűzéséhez vagy a feladatismétlések gyakoriságához.
Ezenkívül egy adott nap ütemezésének tervezésekor az eszköztár segítségével dátum szerint szűrheti az adatokat "Szűrő" vagy Mini-naptár. Ezután már csak létre kell hozni egy feladatot a nevének beírásával a feladatfába, és automatikusan hozzárendeli a szűrés dátumát. Ez a lehetőség előnyösebb hosszú távú tervezéshez.
Stephen Covey két zónát kínál a dolgok lejegyzésére a papírtervezőjébe. Az első zóna azokra a feladatokra szolgál, amelyeknek meghatározott határidők vannak, a második pedig az aktuális nap prioritásainak listáját, pl. olyan feladatokra, amelyeket ma kell elvégezni, amikor van rá idő.
Szervező LeaderTask is biztosítja ezt a lehetőséget felhasználóinak, ami ismét megerősíti, hogy a program megfelel Stephen Covey módszertanának. A naptár tetején található azon aktuális feladatok listája, amelyekhez még nem rendelt időpontot. Ugyanakkor ebben az elektronikus tervezőben olyan hosszú távú feladatokat hozhat létre, amelyek elvégzése több mint egy napot vesz igénybe. Ezek a feladatok szintén az idővonal felett helyezkednek el, és nyílszimbólumaik jelzik, hogy a feladat esedékessége túlnyúlik az aktuális napon.
Mint fentebb említettük, az üzleti tervezést elsősorban a II. kvadráns feladatai alapján kell megvalósítani.
A kézikönyv használata a munkájában "Jelölők"(4. pont) Gyorsan képes lesz vizuálisan azonosítani az ezzel a kvadránssal kapcsolatos ügyeket, ami segít a tervezési folyamatban, hogy pontosan megfeleljen Stephen Covey módszertanának egyik fő elvének.
6. Heti frissítés
Miközben az üzletre és a gondokra koncentrál, soha ne feledkezzen meg a pihenésről, hiszen az minden terv teljes értékű eleme. Ezért Stephen Covey azt ajánlja, hogy a munkahét logikus folytatásaként fordítsanak különös figyelmet a hétvégékre. Ugyanakkor a hétköznapokkal szoros kapcsolatban a hétvégéknek szükségszerűen másnak kell lenniük, csak ilyen feltételek mellett valósul meg a nagyon szükséges megújulás. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy a hétvégéit a IV. kvadráns tevékenységeinek kell szentelnie. Elég, ha egyszerűen átkapcsolja a tevékenységeit egy másik üzemmódba, és ugyanazon Quadrant II-ből hajt végre feladatokat, de jobban megfelel egy hétvégi hangulathoz.
Elektronikus tervező LeaderTask igyekszik gondoskodni a frissítésről is. Ezért a programban a hétvégék és a nem munkaidő más árnyalattal vannak kiemelve, hogy azonnal megállapíthasd, hogy ez a zóna a rekreációs szektorhoz tartozik, és más megközelítésre, más jellegű dolgokra van szükséged.
Tekintettel arra, hogy a munkarend elég egyéni szervező lehet LeaderTask felkéri felhasználóit, hogy nem szokványos helyzetek esetén önállóan határozzák meg a hétvégéhez kapcsolódó munkaidő időtartamát és a hét napjait.
7. Heti skála
Stephen Covey egy hetet emel ki, mint a legalkalmasabb, sőt ideális időszakot. Mindenre alkalmas. A szerző szerint kényelmes egy hét megtervezése, a heti aktivitási eredmények könnyen elemezhetők, a rendszeres heti feladatok jó eredményeket adnak, de nem válnak az embert megterhelő rutinfeladattá.
Stephen Covey módszere szerint tehát egy hét kulcsfontosságú tervezési időszak, annak alapja. Számítógépes tervező használata LeaderTask, Könnyedén elvégezheti a heti tervezést a megfelelő naptár megjelenítési módra váltva.
Ennek eredményeként egy 7 napos terület jelenik meg a képernyőn, amely a hét napjait mutatja hétfőtől vasárnapig.
Hogy kényelmesebb legyen a tervezés a tervezőben LeaderTask A naplóterület a teljes munkaterületre kiterjeszthető a feladatfa és a naptár határán található gombok segítségével. A navigátort a Nézet menüből is elrejtheti.
Stephen Covey rendszere szerint dolgozva gyakran meg kell nézni az aktuális vagy a jövő hétre tervezett feladatok listáját. Ha pedig nagy a tennivalók listája, akkor az a vágy, hogy csak az adott héthez kapcsolódó teendők listáját kapja meg, kizárva mindazt, ami pillanatnyilag lényegtelen. Erre való a szervező LeaderTask Lehetőség volt a feladatok bizonyos időszakok szerinti szűrésére. Ehhez ki kell választani a naptárban a szükséges napokat.
Az előre létrehozott paraméterek szerinti szűrés az eszköztár segítségével történik "Szűrő".
8. Foglaljon le időzónákat
Stephen Covey, aki a feladatok idővonalon történő elosztásának folyamatáról mesél olvasóinak, megjegyzi, hogy nem tanácsos világos másodpercről másodpercre tervet készíteni az egész napra. A szerző azt javasolja, hogy hagyjon szabadidőt, és összpontosítson a rugalmas terv elkészítésének koncepciójára. Így gyorsabban és sokkal higgadtabban tud reagálni a hirtelen felmerülő krízis- vagy sürgős feladatokra, mert az ilyen helyzetek a legtöbb esetben nem fogják jelentősen megzavarni a terveit, és valószínűleg beleférnek abba a „levegőbe”, amit korábban lefoglalt az időbeosztásában. Ha nem történik kritikus esemény, akkor a hátralévő időt mindig hasznos tevékenységekkel töltheti el a II. kvadránsból.
Stephen Covey a fontos ügyekhez bevezeti az időzónák fogalmát is, amelyek az elvégzendő feladatok részletezése nélkül foglalnak le időt a tervben az életed egyik vagy másik területére. Leggyakrabban olyan ismétlődő feladatokról van szó, amelyekre előre elkészítették a szabadidőt. Például heti háromszor sportolni. Tehát ez lehet uszodába járás, edzés az edzőteremben, esetleg focizás a gyermekeddel az udvaron. Mindenesetre ez fizikai gyakorlat lesz, és erre előre kell időt foglalni.
Létrehozni a szervezőben LeaderTask szokásos feladathoz a már megszokott párbeszédpanelt kell használnia "kifejezés". Itt rugalmas ismétlési beállításokkal állíthatja be a feladat szükséges gyakoriságát.
Hangsúlyozni kell, hogy ha Stephen Covey rendszere szerint dolgozik, többször is hivatkoznia kell a feladat gyakorisági beállításaira. A szerző heti elemzést, értékelést és felülvizsgálatot ajánl a tevékenységeidről és a tervezés főbb elemeiről, mint például a küldetésnyilatkozat, a szerepek és a célok. Ezenkívül szokásoddá kell tenni, hogy heti tervet készíts a következő hétre, és naponta igazítsd az aktuális körülményekhez. Ezekhez a tevékenységekhez érdemes előre meghatározni az időt, és időszakos feladattal lefoglalni. Pontosan mikor végezze el a heti tervezést, pénteken a munkanap végén vagy a következő munkahét előtti vasárnapon, Stephen Covey azt javasolja, hogy válasszon saját maga, de a tervezés szükségességének ténye, és ami a legfontosabb, a hatékonysága nem hagy maga után. kétség.
Érdemes megjegyezni, hogy a „fűrész élezése” szerepében végzett feladatok többsége is az időszakos feladatok közé tartozik. Ezek oktatási feladatok, frissítési eljárások, fizikai gyakorlatok, általában minden, ami lehetővé teszi a belső erőforrások fenntartását és növelését új magasságok elérése érdekében.
9. Konvencionális jelek
A „Focus Achieving Priority Goals” című szeminárium hangos változatában a hallgató megismerheti az aktuális tervvel való munka bonyolultságát speciális szimbólumok használatával, amelyek listája a FranklinCovey papír szervezőjében található. Tehát ahhoz, hogy jelezzük, hogy az ügy folyamatban van, és egy kényszerített fókuszváltás után gyorsan megtaláljuk az utolsó működő projektet, egy pontot kell tenni a feladat mellé. Egy pipa jelöli a befejezett feladatot. A nyíl jel azt jelenti, hogy a feladatot elhalasztották, a kereszt pedig azt, hogy törölve van.
A szabványos előre beállított állapotok listája az elektronikus szervezőben LeaderTask teljes mértékben megfelel ennek a jellistának.
A fenti állapotok mellett Stephen Covey technikája egy bizonyos jel (kör) használatával jelzi azokat a delegált feladatokat, amelyeket egy másik személyhez rendeltek, de még nem fejeztek be, és visszajelzésre várnak. A szervezőben LeaderTask Mind a saját, mind a hozzárendelt feladatok állapotát láthatja.
Egy másik segédjel lehet a lista feladatainak címkéje "lehet". A listán szereplő feladatok nem is célok, nem feladatok, hanem csak ötletek. Lehet, hogy soha nem valósulnak meg, de életed kulcsfontosságú elemévé válhatnak, így nem tudható be a teendők listájához, de te sem szeretnéd elveszíteni az emlékezetedben. Stephen Covey azt javasolja, hogy a feladatokat azonnal vegye le a listáról "lehet" egy konkrét szerepre. Ahhoz, hogy egy ilyen ötletet kiemeljen a hétköznapi tennivalók listájából, címkét kell hozzá rendelnie "lehet". A címkék a megfelelő könyvtárban vannak megadva, és a feladatokhoz csatolhatók.
10. A szerep négy dimenziója
Ahogy fentebb írtuk, minden szerep mind a négy szükségletben realizálódik: élni, szeretni, tanulni és nyomot hagyni. Ezenkívül a felsorolt dimenziók szorosan kapcsolódnak egymáshoz, és keresztezhetik vagy átfedhetik egymást. Ennek a kapcsolatnak a tükröződése a szervezőben LeaderTask A címkék és projektek többszörös hozzárendelésének lehetősége, valamint e fogalmak különböző szekciókra való szétválasztása miatt valósul meg. Így egyszerre több szerepkört és projektet is hozzárendelhet egy feladathoz. A jövőben ez a funkció lehetővé teszi a szükséges feladatlisták pontosabb és pontosabb összeállítását a szűrőeszköz segítségével. Így egy dolog vonatkozhat a fűrész élező szerepére, a diákra és a tanárra, amely egyszerre tükröződik szellemi és intellektuális dimenzióban is.
11. Szűrés
Stephen Covey munkáiban nagy figyelmet fordít a szerepek és az élet dimenziói közötti egyensúly fontosságára. Csak akkor érhet el sikert, ha tevékenységének minden fontos területén egyensúlyt ér el. Minden szempont, jelenség, törekvés és cél szorosan összefügg. Tehát, ha a „Vezető” szerepe megvalósul, és az „Atya” szerepe felügyelet nélkül marad, nem kap pozitív választ saját „én”-től, és nem mondhatja majd könnyű szívvel, hogy az élete ideális. Stephen Covey a szerepek közötti „és” kötőszót hangsúlyozza. Ez vonatkozik a szükségletek egyensúlyára is.
A megfelelő logika be van ágyazva a szűrési algoritmusba, amellyel a szervező fel van szerelve LeaderTask. Ezenkívül a rugalmas eszközök lehetővé teszik összetett, több feltételt igénylő lekérdezések létrehozását a részletes feladatlisták megszerzéséhez.
Tehát a Szűrő eszköztár segítségével létrehozhat egy listát a teendőkről, amelyek csak a listához kapcsolódnak "lehet" egy meghatározott szerepkör betöltésére, vagy csak a munkaköri szerepekhez és azok fizikai dimenziójához kapcsolódó fontos feladatokat vegye figyelembe.
12. Négy tehetség
Stephen Covey azt írja, hogy négy emberi szükségletre válaszul négy képesség létezik: öntudat, lelkiismeret, kreatív képzelőerő és független akarat. Ezekkel az ajándékokkal való munka nagymértékben Öntől és belső hozzáállásától függ. De itt is van egy elektronikus szervező LeaderTask hasznossá és segítséget nyújthatnak fejlesztésük módjainak megvalósításában.
Így Stephen Covey az önismerettel való interakció egyik módjának nevezi a személyes napló vezetését, amelyet jegyzetként rendszerezhet a tervezőben. LeaderTask. Lehetőség a dátum automatikus beszúrására egy billentyűparancs segítségével Ctrl + Shift + D nagyban megkönnyíti a napló kitöltésének folyamatát.
A lelkiismeret fejlesztése a vonatkozó szakirodalom olvasásán alapul. Ez nem tartalmazza az Ön szakmájához kapcsolódó szakkiadványokat. Ezeknek „bölcs” könyveknek kell lenniük, amelyek elgondolkodtathatnak az életed fontos filozófiai jelenségein. Az oktatáshoz azonban könyveket is kell olvasni, és a meglévő könyvtárat is strukturálni kell. Ezekre a célokra a szervezőben LeaderTask kényelmesen használható rész "Projektek". Itt is létre kell hoznia egy projektet "Információ", amely az egyes szerepkörök végrehajtásához szükséges összes információt tartalmazza. A projektek hozzárendelésének és több címkének köszönhetően néhány kattintással megtalálhatja a szükséges információkat bármely szerepkörhöz.
13. Főbb megjegyzések
A feladatokkal kapcsolatos hasznos információk rögzítéséhez Stephen Covey egy részletes és meglehetősen összetett jegyzetelő rendszert ajánl, amely lehetővé teszi, hogy viszonylag gyorsan megtalálja a szükséges információkat egy papírrendezőben.
A számítástechnika fejlődésével egyre ritkábbá válik a kézi lapozás igénye, a funkciók és a keresési lehetőségek egyre szélesebbek és változatosabbak.
Stephen Covey kiváló időszervező. Technikája sok ember számára lehetővé tette, hogy javítsanak, sőt gyökeresen megváltoztassák az életüket. Ennek a gurunak a rendszerének használata a belső erőforrások kezelésére, és ennek megvalósítása egy szervező segítségével LeaderTaskÖn is képes lesz arra, hogy minőségileg javítsa önszerveződési szintjét, és magas hatékonyságot és harmóniát érjen el életében.Három lépést kell megtenni minden tervezés előtt
Ne légy lusta megtenni ezeket HÁROM LÉPÉS, és akkor a terveid értelmesek lesznek, nem állsz meg félúton, és a külső események, körülmények sem képesek megállítani és összezavarni.
Ezt a három lépést nem kell egy menetben teljesíteni, hanem több ülésben is megtehető.
1. lépés. Határozza meg értékeit
Minden tervezés az értékek és a küldetés meghatározásával kezdődik – vagy a kérdések megválaszolásával: miért csinálom ezt, mit szeretnék kapni és mi szeretnék lenni.
Ha megérted, milyen érték a fontos számodra, írd le, és éppen ellenkezőleg, írd le, mit jelent ez az érték számodra a cselekvésben.
Példák értékekre és magyarázó nyilatkozatokra:
Professzionalizmus
Magyarázatok:
- Folyamatosan fejlődök egy engem érdeklő területen;
- Nyitott vagyok tapasztaltabb kollégák új ötleteire, tanácsaira;
Csapatmunka:
- Tudom, hogyan kell csapatban dolgozni és a közjó érdekében cselekedni, elzárva büszkeségemet és önmagam fontosságát;
- Be tudom helyezni magam egy másik csapattag helyzetébe, és megértem az indítékait, mi motiválja és mi a fontos számára;
Kölcsönös tisztelet a házastársa iránt:
- Tisztelem és nagyra becsülöm a feleségemet
- Tudom, hogyan kerüljek a helyzetébe, amikor ideges és aggódik, és próbálom megnyugtatni
- még akkor is, ha ideges leszek és elgondolkodva beszélek, teljesen ráébredek, mennyire tisztelem a házastársam, mint személy, és nem engedem meg magamnak a bántó szavakat és tetteket
Ha nehéz számodra, és érzelmek és körülmények hatására cselekszel, feltárod értékeidet, és hangosan újraolvasod, ez lehetővé teszi, hogy átgondolt döntéseket hozz, amelyeket később nem kell megbánnod (végül is az eredmény, ezek a döntések összhangban lesznek az Ön értékeivel)
1. feladat:
Írja le értékeit papírra, lehetőleg egy jegyzetfüzet utolsó oldalára, amelyet mindig magával visz (vagy a telefon jegyzeteibe).
2. lépés. Ismertesse a szerepeit
A szerepek tükrözik Önt mint személyt, a családjában, a társadalomban és általában a világban elfoglalt helyét.
Amikor szerepeket írsz, megérted, hogy mi szeretnél lenni, és hogyan viselkedj. És a viselkedésed akkor a tiéd lesz
Lehetséges, hogy most vannak olyan szerepek, amelyeket nem akarsz betölteni, és ezeket rád szabták.
Példák a szerepek kombinálására:
Vaszilij, egy informatikai cég alapítója:
- vezető egy csapatban
a) A szerepkörhöz kapcsolódó kulcsemberek: munkatársak
- vállalkozó és innovátor
a) A szerepkörhöz kapcsolódó kulcsemberek: üzleti partnerek, befektetők
b) Indoklás: Igyekszem egy közös gondolattal összefogni a csapatot, inspirálni a közös cél elérésére
- férj
a) A szerephez kapcsolódó főbb személyek: feleség
b) Indoklás: Feleségem szerető és gondoskodó férje vagyok, hűséges vagyok hozzá, tisztelem és támogatom a nehéz időkben
- fiam
a) A szerephez kapcsolódó fő személyek: anya és apa
b) Indoklás: Szeretem és tisztelem a szüleimet, gondoskodom róluk, segítem őket figyelmemmel és pénzemmel
Anna, HR szolgálatvezető:
- HR szolgálat vezetője
a) A szerepkörhöz kapcsolódó kulcsemberek: vezető, alkalmazottak, alkalmazottjelöltek
b) Indoklás: figyelmes vagyok az alkalmazottaimra, tudom, hogyan kell meghallgatni őket és megértem az álláspontjukat
- anya:
a) A szerephez kapcsolódó főbb személyek: fiú
b) Magyarázatok: Szerető anya vagyok, aki mindig talál időt a fiam nevelésére, és szeretetet és szeretetet ad neki
-feleség
a) A szerephez kapcsolódó főbb személyek: férj
b) Magyarázatok: Szerető és hűséges feleség vagyok, aki tudja, hogyan kell hallgatnia férjére, és inspirálja őt a célok elérésére.
2. feladat:
Írd le a számodra fontos szerepeket, és írd le az ideális teljesítményüket. Például: Vasya - férj helyett jobb: Vasya olyan férj, aki tudja, hogyan kell meghallgatni, megérteni a feleségét, és talál időt a családjára (legalább 1 óra meleg kommunikáció), még akkor is, ha elakadt munka.
3. lépés. Írja meg küldetésnyilatkozatát
A személyes küldetésnyilatkozatnak tükröznie kell mindazt, amit tenni akar az életében, mit szeretne csinálni, és milyen ember szeretne lenni.
Elmélyülést, alapos elemzést, átgondolt kifejezéseket és sok-sok átdolgozást igényel a végső változat keresése. Hetekbe, sőt hónapokba telhet, mire teljesen elégedett leszel azzal, amit tettél, és úgy érzi, hogy elérte legmélyebb értékeinek és törekvéseinek átfogó és tömör megfogalmazását. Még ezután is rendszeresen visszatér ahhoz, amit írt, és némi kiigazítást fog végrehajtani, ahogy nézetei és körülményei változnak az évek során. De lényegében a Személyes Küldetésed lesz az ön alkotmánya, víziója és értékei világos kifejezése. Ez lesz a mérce, amellyel mindent mérsz az életedben.
Személyes küldetés írása és átdolgozása megváltoztat téged mert arra kényszerít, hogy mélyen átgondolja a prioritásait, és igazítsa viselkedését a hiedelmeihez. Amikor ezt csinálod mások kezdik úgy érezni, hogy nem a környezet vagy az, ami veled történik az életben, nem irányít.
Érzi a személyes küldetést azzal kapcsolatban, amit tenni próbál, és ez örömet okoz.
Az alábbi kérdésekre adott válaszok segítenek a személyes küldetés kialakításában:
1. Miben szeretnél elérni szakmai élet
2. Miben szeretnél elérni személyes élet Mi lesz a legnagyobb pozitív hatással az egész életedre?
3.Milyen ember akarok lenni(pl. együttérző, szorgalmas, humoros, felelősségteljes stb.)
4. Minden, amit akarok mit tegyen az életért és milyen nyomot hagyjon a földön(például látogasson el 30 országba, védje meg doktori címét, keressen és takarítson meg 1 millió dollárt)
5. Minden, amit akarok van(például egy új ház, 10 percre a tengertől, egy 12 méteres jacht, nyugdíjszámla 1 millió dolláros megtakarítással és havi 10 ezer dollár passzív jövedelemmel)
6. Hogy te hallani akart magáról(képzeld el, hogy a 80. születésnapodat ünnepled, köréd gyűltek a kollégák, barátok, rokonok). Hogyan kellene emlékezniük rád? Mit szeretnél, ha mondanának?
- családtagjai
- Barátok
- szomszédok
- Kollégák
7. Életem mely pontjain tapasztaltam a legnagyobb boldogság és elégedettség?
8. Melyikük szakmai tevékenységek okozza nekem a legnagyobb örömet és elégedettséget?
9. Mi a legnagyobb érték számomra a magánéletemben?
10. Milyen tehetségekkel és képességekkel rendelkezem vagy szeretnék rendelkezni?
Példa személyes küldetésre
Szeretem a családomat, törődöm a feleségemmel és a gyerekeimmel, valamint a szüleimmel. Keményen dolgozó vagyok és keményen dolgozom a jólétemért. Marketing és értékesítési szakember lettem. Az új trendek és ötletek felfedezése okozza a legnagyobb elégedettséget. Értékeim szerint cselekszem, és nem aggódom, ha most valami nem sikerül, tudom, hogy a jövőben biztosan sikerülni fog. Mosolyogva megyek végig az életen, és hálás vagyok minden napért, amit megélhetek. Egészséges gyerekeket és unokákat hagyok magam mögött, valamint marketing és értékesítési ötleteket, amiket több ezer ember használ majd.
3. feladat:
Maradjon egyedül önmagával egy csendes helyen, és írja meg személyes küldetésnyilatkozatát. Ezt először egy piszkozatban tegye, majd másolja be egy naplóba vagy telefonba, amely mindig kéznél van.
Általános tervezési séma
Miután azonosította és leírta értékeit, elkezdheti meghatározni céljait.
És itt vannak fontos gondolatok, amelyeket érdemes megjegyezni:
A) a céloknak meg kell felelniük az értékeidet amelyet részletez
leírt;
b) célok legyenek kiegyensúlyozott a szerepeiddel - nem szükséges
elragadtatja egy bizonyos szerepkör (például egy vállalatvezetői szerep), és mikor
miközben nem fordít kellő figyelmet egy másik szerepre (például a Férj szerepére);
V) célokat osztani fontossági vagy fontossági sorrendben;
G) a célnak konkrétnak és határidővel kell rendelkeznie ( SMART technológia segítségével);
d) nagy célokra kell lebontani "csomópontok (CP)"- szóval magamnak vettem őket
hívott. Ezek azok a kulcspontok, amelyek nagyon erős motivációt jelentenek számodra.
kapcsolatokat egy globális cél eléréséhez. Fokozatosan lépni az egyikből
csomópont a másikhoz, motivációt és magabiztosságot szerez a döntőben
eredmény. A lelkesedés és a bátorítás pedig a siker legfontosabb tényezői.
Imádom szakaszokra bontja a célt (csomópontok)és konkrétan és mérhetően írja le azokat, valamint határozzon meg határidőket vagy dátumokat, ameddig ezeket a célokat és kulcspontokat teljesíteni kell.
A célok szakaszokra bontásához kényelmesen használható Excel táblázat, valamint gondolattérkép. A táblázatban írja le részletesen a cél eléréséhez szükséges konkrét lépéseket és a határidőket.
Írd le a céljaidat fordítva...
Próbáld meg leírni, hogy nem az elejétől, hanem a végétől éred el a célod. Gondoljon arra, hogy milyen korábbi egyszerű lépés előzte meg a cél elérését? És mi volt előtte? És előtte stb.
Példa egy cél részcélokra vagy szakaszokra bontására
A példában a fő cél egy áttekintő cikk megírása a személyes hatékonyságról szóló leghíresebb munkákkal.
4. feladat:
Írd le 3 legfontosabb cél számodra az élet különböző területein. Nyomtassa ki vagy másolja be a tervezőbe. Chip: a köztes szakaszokat kényelmes rögzíteni ceruza, hogy kényelmes legyen cserélni őket.
Minden, amit csinálunk, bizonyos kritériumok szerint osztályozható. Stephen Covey nagyon kényelmes mátrixos megjelenítési stílust kínál
Van dolga sürgős és fontos(például telefoncsörgés, vagy előző napi vizsgára készülés) - az ilyen ügyeket a kvadránsba soroljuk "I. Szükségszerűség", nem szabadulhatsz el tőlük, meg kell tenned őket, különben nehéz lesz. De ha csak őket csinálod, majd beáll a válság, a depresszió, a munkamániás szindróma.
Vannak tennivalók sürgős, de lényegtelen(pl. egy kolléga megkér, hogy beszélj inkább egy ügyféllel, vagy meghívnak egy találkozóra, ami egy óra múlva lesz, de ott kevés hasznod lesz) - hívjuk fel a kvadránst ezekkel a dolgokkal "III. Csalódás." Meg kell tanulnod visszautasítani az ilyen dolgokat mosolyogva és bűntudat nélkül. Eleinte nehéz lesz, és talán sokan megsértődnek rajtad, de ha ezt nem teszed meg, akkor a környezeted azt fogja gondolni, hogy erre köteles vagy, és használni kezd. Aztán próbáld bebizonyítani, hogy nem szabad ezt csinálni, de egyszer csak szánalomból tetted...
Van dolga lényegtelen és nem sürgős, emberek ezrei jönnek este munka után, lefekszenek a kanapéra, bekapcsolják a tévét és... vesztegetik az időt a lényegtelen és nem sürgős dolgokra, hívjuk a kvadránst ezekkel a dolgokkal "IV. Túllépések Ha rendszeresen csinálsz valamit ebből a csoportból, lustábbá, ostobábbá válsz, és fokozatosan elveszíted az életszomjat és a motivációdat az eredmények elérésére és a jobbá válásra.
És végül a dolgok fontos és nem sürgős, visszük őket a "II. Hatékonyság" kvadránsba- ez a legtermékenyebb időtöltésünk! Amikor ezeket a dolgokat csináljuk, nem rohanunk, mint a mókus a kerékben (mint az „I. Szükségszerűség” kvadráns esetében), lassan dolgozunk, lehetőségünk van koncentrálni és nyugodtan megtenni azt, amit eredetileg elterveztünk és vezetni fog. minket a cél felé.
Ezen feladatok elvégzésének jellemzői:
a) annak kell lennie erősen motivált az ebből a csoportból származó dolgok megtétele, mert az eredmények nem jelennek meg azonnal;
b) néha a sürgős, lényegtelen dolgokat (III. Csalódás negyed) könnyebb befejezni, mint a nem sürgős, de fontos dolgokat, majd mi könnyítjük meg magunknak a dolgunkat, és először intézzük el a dolgokat a III. kvadránsból, a II. kvadráns helyett. Ezt a problémát az akarat erőfeszítése oldja meg, amikor néha kellemetlen vagy nehéz, de fontos dolgokat csinálunk először.
Élj az 1-es és 2-es mezőben, osszátok el egymás között a feladatokat, és akkor az életetek kiegyensúlyozott és eredményes lesz.
Kezdje a napot valami fontos és nehéz dologgal…
Egyébként nagyon hasznos gyakorlati tanácsok: amikor reggel munkába jössz, ahelyett, hogy a közösségi oldalakon mennél. hálózatba kapcsolódjon vagy ellenőrizze az e-mailjeit sürgős (de nem mindig fontos) problémák miatt, kezdje a munkanapját egy fontos és összetett feladattal, dolgozzon rajta néhány órát, majd tartson egy kis szünetet e-mailek ellenőrzése és telefonos beszélgetés formájában .
5. feladat:
Vegyünk 3-4 dolgot, amit az elmúlt 2 órában csináltunk, és osztályozzuk őket a Covey-mátrix szerint
Hogyan készítsünk tervet a hétre
A heti terv segít abban, hogy a pályán maradjon és a hosszú távú terveihez igazodjon.
A hét megtervezésekor három dolgot tartson szem előtt:
1) csináld a munkahét kezdete előtt;
2) csináld be csendes hely amelyben senki sem fogja elterelni a figyelmét, 30-60 percet szánva erre;
3) először tervezzen pihenés és a családdal töltött idő, aztán minden más (különben nem lesz rá elég idő)
Csak a fontos dolgokat foglald bele a heti tervedbe, vagy ahogy Stephen Covey nevezi - "nagy kövek" példát mutatva egy vödörre, amelyet hatékonyan meg kell tölteni kövekkel: először oda tesszük nagy kövek(először mi tervezzük fontos ügyeket), majd adjunk hozzá kavicsot (kis hétköznapi feladatok), és csak ezután homokozzon (véletlenszerű és röpke feladatok).
A legtöbb nagy kő a 2-es négyzetbe esik (Fontos, de nem sürgős)
Példa a heti tervre
A kényelem érdekében nyomtassa ki a tervet vastag papírra, és jelölje meg a naplójában, és ütemezze be a megfelelő napokra a tervbe írt tevékenységek időpontját.
Általános
Olvass el Stephen Covey 4 könyvét, és dolgozd ki a javasolt feladatokat.
Szeretném megismerni és bevezetni az életembe a Stephen Covey könyveiben leírt hatékonysági alapelveket, hogy növeljem a személyes hatékonyságot, megtanuljak jelentős célokat elérni és mindig proaktív legyek.
Stephen Coveyről először egy könyvesboltban tudtam meg, elég régen. Láttam „A rendkívül hatékony emberek 7 szokása” című könyvét, átnéztem, de nem vettem meg. És csak most olvasom ezt a könyvet. Azóta megváltozott az olvasás módja, ha korábban egyszerűen felfalták a könyveket, most egyszerre jegyzetelek gondolattérképpel, és dolgozom végig a javasolt feladatokat. Ezért a cél a javasolt módszerek kidolgozása és megvalósítása.
A munkához szükséges könyvek listája:
- "A rendkívül hatékony emberek 7 szokása"
- "Fókuszban. A kiemelt célok elérése"
- "A fő dolgokra koncentrálni"
- "8. szokás. A hatékonyságtól a nagyszerűségig"
- "Napló. Stephen Covey módszer"
A hatékony ember nem a problémákra gondol, hanem a lehetőségekre.
A hatékony emberek táplálják a lehetőséget, és kiéheztetik őket.
problémákat.
Teljesítési kritériumok
Végigdolgoztam Stephen Covey könyveit, megtanultam olyan hatékonysági készségeket, amelyeket sikeresen alkalmazok, megtanultam, hogy mindig proaktív legyek, és a személyes hatékonysági rendszeremhez megfelelő technikákat és trükköket választottam.
A hatékony ember nem a problémákra gondol, hanem a lehetőségekre. A hatékony emberek táplálják a lehetőségeket és kiéheztetik a problémákat.Stephen R. Covey
Mi ez?
Ez a nemzetközi szuper bestsellerben leírt technikák alkalmazott alkalmazása. "Napló. A Stephen Covey-módszer segítségével minden nap alkalmazhatod a hét készségedet.A napi tervező segít a fontos dolgokra összpontosítani, és sikereket elérni az Ön számára legfontosabb területeken. Ez egy olyan eszköz, amely segíthet az idő okosabb felhasználásában, hogy a legértékesebbre összpontosíthasson.